Nghị Định 254/2026/NĐ-CP Và Thông Tư 91/2026/TT-BTC: Quy Định Mới Về Hóa Đơn Điện Tử Từ 1/7/2026

Giới thiệu

Từ ngày 01/07/2026, toàn bộ hệ thống quy định về hóa đơn, chứng từ mà kế toán Việt Nam quen thuộc suốt 6 năm qua (Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các bản sửa đổi) đã chính thức bị thay thế. Hai văn bản mới nhất — Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC — được ban hành để hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, mang theo hàng loạt thay đổi về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, thời điểm lập hóa đơn, nội dung bắt buộc trên hóa đơn và cả cơ chế khen thưởng người tố giác vi phạm.

Với một kế toán viên, việc "quên" một quy định nhỏ trong nhóm văn bản này có thể dẫn tới lập sai thời điểm hóa đơn, thiếu thông tin bắt buộc, hoặc tệ hơn là bị xử phạt vì không xuất hóa đơn đúng quy định. Bài viết này tổng hợp lại những điểm thay đổi quan trọng nhất theo hướng dễ áp dụng vào công việc hàng ngày, đặc biệt dành cho các bạn mới vào nghề hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận pháp chế riêng.

1. Ba nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được chia thành 3 nhóm, và việc xác định đúng nhóm áp dụng là bước đầu tiên trước khi nói đến bất kỳ quy định nào khác:

Nhóm 1 – Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Áp dụng mặc định cho tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ khi thuộc nhóm 2 hoặc nhóm 3 dưới đây. Người nộp thuế thuộc diện rủi ro cao về thuế cũng bắt buộc dùng loại này dù có đủ điều kiện dùng hóa đơn không mã.

Nhóm 2 – Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Chỉ dành cho doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực đặc thù như điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính ngân hàng, chứng khoán, tài sản mã hóa, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, siêu thị, vận tải (hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy)... và phải đáp ứng điều kiện thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế, có hạ tầng CNTT và phần mềm kế toán đủ chuẩn lập, tra cứu, lưu trữ, truyền dữ liệu.

Nhóm 3 – Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Dành cho các đơn vị bán hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng cuối như trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, dịch vụ giải trí... Nếu đơn vị đã đăng ký dùng hóa đơn có mã hoặc không mã thì không bắt buộc phải áp dụng thêm hóa đơn máy tính tiền.

Riêng hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: doanh thu năm trên 1 tỷ đồng, hoặc có bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu/sử dụng, thì bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Dưới ngưỡng này vẫn được đăng ký tự nguyện.

2. Tám trường hợp không bắt buộc dùng hóa đơn điện tử

Đây là phần được kế toán quan tâm nhiều nhất, vì liên quan trực tiếp tới việc xử lý các khoản thu bất thường mà trước giờ hay lúng túng không biết có phải xuất hóa đơn hay không. Theo Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, từ 01/07/2026 có 8 nhóm giao dịch thuộc diện không bắt buộc xuất hóa đơn điện tử:

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện được lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo pháp luật thuế TNDN (trừ khi họ chủ động đăng ký dùng hóa đơn điện tử).
Thu nhập từ cho thuê bất động sản; hoặc từ cung cấp sản phẩm, dịch vụ nội dung số (game, phim số, ảnh số, nhạc số, quảng cáo số) cho tổ chức, cá nhân nước ngoài.
Đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp — với điều kiện doanh nghiệp xổ số/bảo hiểm/bán hàng đa cấp đã khấu trừ thuế đúng quy định.
Các khoản phí từ hoạt động tái bảo hiểm, nhận tiền gửi, phát hành chứng chỉ tiền gửi/chứng khoán sơ cấp/giấy tờ có giá, bán nợ, giao dịch ngoại tệ và sản phẩm phái sinh. Riêng giao dịch bán ngoại tệ, đơn vị phải lập Bảng tổng hợp chi tiết giao dịch vào cuối tháng và chịu trách nhiệm về tính chính xác.
Góp vốn bằng tài sản của tổ chức, cá nhân kinh doanh vào tổ chức kinh tế.
Điều chuyển tài sản giữa công ty mẹ và đơn vị hạch toán phụ thuộc, giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc, hoặc phát sinh khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
Cho mượn máy móc, thiết bị, công cụ dụng cụ phục vụ gia công hàng hóa, với điều kiện không thu tiền và không chuyển giao quyền sở hữu.
Hàng hóa, dịch vụ sử dụng nội bộ để tiếp tục sản xuất kinh doanh (như xuất kho chu chuyển nội bộ), tài sản cố định tự xây dựng/tự sản xuất phục vụ trực tiếp sản xuất kinh doanh, và các khoản thu độc lập không liên quan bán hàng như tiền bồi thường, tiền thưởng, khoản thu hộ chi hộ (dẫn chiếu theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP về thuế GTGT).

Lưu ý quan trọng: đây là danh sách không bắt buộc, không phải cấm — đơn vị vẫn có quyền chủ động xuất hóa đơn nếu muốn minh bạch hồ sơ hoặc khách hàng có yêu cầu.

3. Thời điểm lập hóa đơn: những bổ sung cần nhớ

Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP bổ sung một số tình huống thực tế mà quy định cũ chưa nói rõ:

Tiền đặt cọc: không phải lập hóa đơn khi nhận đặt cọc theo quy định Bộ luật Dân sự — chỉ xuất hóa đơn khi giao dịch chính thức hoàn tất.
Nhóm dịch vụ cần đối soát: hoa tiêu hàng hải, quảng cáo trên báo điện tử/nền tảng số, bảo hiểm, bảo vệ — được phép lập hóa đơn sau tối đa 7 ngày kể từ khi cung cấp dịch vụ, vì bản chất cần thời gian đối soát số liệu.
Hợp đồng đồng bảo hiểm: mỗi doanh nghiệp đồng bảo hiểm lập hóa đơn theo phí mình nhận; nếu ủy quyền thu hộ, doanh nghiệp thu hộ xuất hóa đơn cho khách hàng trên toàn bộ giá trị hợp đồng, còn doanh nghiệp ủy quyền xuất hóa đơn cho doanh nghiệp thu hộ đối với phần phí được hưởng.
Hóa đơn tổng cuối ngày/cuối tháng: áp dụng cho một số dịch vụ cung cấp cho cá nhân không có nhu cầu nhận hóa đơn ngay, miễn là đơn vị có hệ thống quản lý giao dịch điện tử và sẵn sàng cung cấp dữ liệu chi tiết khi cơ quan thuế yêu cầu.
Giao dịch ban đêm: nếu phát sinh trong giờ làm việc ban đêm theo Bộ luật Lao động, hóa đơn được lập chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo liền kề — tránh tình trạng phải chốt sổ ngay lúc nửa đêm.

4. Nội dung hóa đơn: bổ sung đáng chú ý

Phụ lục nội dung hóa đơn ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hai điểm kế toán bán lẻ, dịch vụ cần lưu ý:

Người mua là cá nhân không cung cấp thông tin: không được để trống, phải ghi rõ dòng chữ "Bán cho người tiêu dùng". Nếu người mua cung cấp thông tin thì hóa đơn phải thể hiện đủ tên, địa chỉ, số định danh cá nhân; nếu là người nước ngoài thì ghi số hộ chiếu/giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch.
Hộ kinh doanh dùng chung một mã số thuế cho nhiều địa điểm kinh doanh: hóa đơn phải ghi rõ tên, mã và địa chỉ của từng địa điểm kinh doanh phát sinh giao dịch — riêng doanh nghiệp xăng dầu phải ghi mã, địa chỉ điểm bán do cơ quan có thẩm quyền cấp.

5. Cơ chế khen thưởng người tiêu dùng tố giác

Điểm mới đáng chú ý tại Điều 41: người tiêu dùng tố giác, cung cấp thông tin chính xác về việc người bán không lập, không giao hóa đơn điện tử — nếu thông tin đủ căn cứ để cơ quan thuế ra quyết định xử phạt — sẽ được thưởng tối đa 10% số tiền xử phạt vi phạm hành chính, nhưng không quá 10 triệu đồng mỗi vụ việc. Đây là cơ chế nhằm siết chặt tình trạng bán hàng không xuất hóa đơn, đặc biệt ở nhóm bán lẻ, ăn uống, dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng — nhóm vốn đang chịu áp lực chuyển đổi sang hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Doanh nghiệp và kế toán cần làm gì trước 01/07/2026 (nếu chưa cập nhật)

Rà soát lại xem doanh nghiệp mình đang thuộc nhóm hóa đơn có mã, không mã hay máy tính tiền theo phân loại mới tại Điều 6, đối chiếu với ngành nghề kinh doanh thực tế.
Kiểm tra các khoản thu nội bộ, thu hộ chi hộ, điều chuyển tài sản nội bộ — xác định khoản nào rơi vào 8 trường hợp không bắt buộc xuất hóa đơn để tránh xuất thừa hoặc bỏ sót.
Cập nhật quy trình lập hóa đơn cho các dịch vụ có đối soát (bảo hiểm, quảng cáo số, hoa tiêu hàng hải, bảo vệ) để không bị coi là chậm xuất hóa đơn.
Với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nhiều địa điểm dùng chung mã số thuế: bổ sung ngay thông tin địa điểm kinh doanh trên mẫu hóa đơn.
Làm việc với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để xác nhận phần mềm đã cập nhật đáp ứng Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Kết luận

Nghị định 254/2026/NĐ-CP cùng Thông tư 91/2026/TT-BTC không chỉ đơn thuần thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP mà còn bổ sung nhiều tình huống thực tế phát sinh trong 6 năm áp dụng hóa đơn điện tử — từ tiền đặt cọc, giao dịch ban đêm, dịch vụ cần đối soát, cho tới cơ chế khen thưởng người tố giác. Với kế toán, việc nắm chắc 8 trường hợp không bắt buộc xuất hóa đơn và các mốc thời điểm lập hóa đơn mới là điều kiện tối thiểu để tránh sai sót khi làm việc với cơ quan thuế trong giai đoạn chuyển tiếp này. Nếu doanh nghiệp bạn có mô hình kinh doanh đặc thù (bảo hiểm, tài chính, thương mại điện tử, bán lẻ nhiều địa điểm), nên dành thời gian đọc kỹ toàn văn Nghị định và Thông tư thay vì chỉ áp dụng theo thói quen cũ.