Dùng AI Viết Công Thức Excel Cho Kế Toán: 7 Mẫu Prompt Dùng Được Ngay

Giới thiệu

Kế toán dùng Excel mỗi ngày, nhưng không phải ai cũng nhớ cú pháp SUMIFS nhiều điều kiện, XLOOKUP hay IFS lồng nhau. Trước đây, gặp công thức khó là phải lên diễn đàn hỏi hoặc mò từng hàm. Nay chỉ cần mô tả bằng tiếng Việt cho AI (ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot trong Excel...), vài giây sau đã có công thức.

Nhưng thực tế nhiều người phàn nàn: "AI viết công thức sai", "dán vào Excel báo lỗi". Nguyên nhân hầu hết không nằm ở AI, mà ở cách đặt câu hỏi và thiếu bước kiểm tra.

Bài viết này đưa ra: một khung prompt 4 phần, 7 mẫu prompt thực chiến cho công việc kế toán, và quy trình kiểm tra công thức trước khi dùng cho số liệu thật.

1. Khung prompt 4 phần: B – M – R – G

Muốn AI viết đúng ngay lần đầu, prompt nên có đủ 4 thành phần:

Mẹo quan trọng: Máy tính cài định dạng Việt Nam thường dùng dấu chấm phẩy (;) thay cho dấu phẩy (,) trong công thức. Nếu dán công thức mà Excel báo lỗi ngay, hãy thử đổi dấu phân cách — hoặc nói trước với AI.

2. Bảy mẫu prompt thực chiến cho kế toán

Mẫu 1 — Tổng hợp doanh thu theo khách hàng và tháng (SUMIFS)

Prompt:

Sheet "SoBanHang" có A = Ngày chứng từ, B = Mã khách hàng, C = Doanh thu chưa VAT, dữ liệu từ dòng 2. Ở sheet "TongHop", cột A là mã khách hàng. Viết công thức ô B2 tính tổng doanh thu tháng 9/2026 của khách hàng ở A2. Excel 365.

Kết quả mong đợi:

=SUMIFS(SoBanHang!$C:$C, SoBanHang!$B:$B, $A2,
        SoBanHang!$A:$A, ">="&DATE(2026,9,1),
        SoBanHang!$A:$A, "<"&DATE(2026,10,1))

Dùng điều kiện "< ngày 1 tháng sau" thay vì "<= ngày 30" để không sót chứng từ có giờ phút.

Mẫu 2 — Tra đơn giá từ danh mục vật tư (XLOOKUP)

Prompt:

Sheet "DanhMuc": A = Mã vật tư, B = Tên, C = Đơn giá. Ở sheet "PhieuXuat", B2 là mã vật tư. Viết công thức lấy đơn giá, nếu không có mã thì hiện "Không tìm thấy".

=XLOOKUP(B2, DanhMuc!$A:$A, DanhMuc!$C:$C, "Không tìm thấy", 0)

Nếu dùng Excel 2016/2019 (chưa có XLOOKUP), yêu cầu AI chuyển sang INDEX + MATCH.

Mẫu 3 — Phân nhóm tuổi nợ phải thu (IFS)

Prompt:

Cột D là hạn thanh toán của hóa đơn, ô H1 là ngày lập báo cáo. Viết công thức phân nhóm: Trong hạn, 1–30 ngày, 31–60 ngày, 61–90 ngày, Trên 90 ngày. Excel 365.

=LET(qh, $H$1 - D2,
  IFS(qh <= 0, "Trong hạn",
      qh <= 30, "1-30 ngày",
      qh <= 60, "31-60 ngày",
      qh <= 90, "61-90 ngày",
      TRUE, "Trên 90 ngày"))

Hàm LET đặt tên cho phép tính số ngày quá hạn (qh), giúp công thức dễ đọc và dễ sửa.

Mẫu 4 — Đối chiếu hóa đơn trên sổ với dữ liệu cổng hóa đơn điện tử (COUNTIFS)

Prompt:

Sheet "HDDT" là file tải từ cổng hóa đơn điện tử: B = Số hóa đơn, C = MST người bán. Sheet "SoMuaHang": B = Số hóa đơn, C = MST người bán. Viết công thức cột F đánh dấu "Khớp" nếu hóa đơn có trên cổng, ngược lại "Chưa có trên cổng".

=IF(COUNTIFS(HDDT!$B:$B, B2, HDDT!$C:$C, C2) > 0,
    "Khớp", "Chưa có trên cổng")

Đối chiếu cả số hóa đơn và MST, vì nhiều nhà cung cấp có thể trùng số hóa đơn.

Mẫu 5 — Tách giá chưa thuế từ giá đã có VAT

Prompt:

Cột C là tổng tiền thanh toán đã gồm VAT, cột D là thuế suất (dạng 8% hoặc 10%). Viết công thức tính giá chưa thuế (cột E) và tiền thuế (cột F), làm tròn đến đồng.

E2: =ROUND(C2 / (1 + D2), 0)
F2: =C2 - E2

Tính F bằng phép trừ thay vì nhân thuế suất, để E + F luôn khớp đúng tổng thanh toán.

Mẫu 6 — Kiểm tra sổ nhật ký chung có cân Nợ – Có

Prompt:

Sheet "NKC": cột D = Phát sinh Nợ, cột E = Phát sinh Có. Viết công thức ô H1 báo "Cân" nếu tổng Nợ bằng tổng Có, nếu lệch thì hiện số tiền lệch có định dạng phân cách hàng nghìn.

=LET(lech, ROUND(SUM(NKC!D:D) - SUM(NKC!E:E), 0),
  IF(lech = 0, "Cân", "Lệch " & TEXT(lech, "#,##0")))

Mẫu 7 — Nhờ AI "sửa lỗi" công thức có sẵn

Prompt:

Công thức này trả về #N/A ở một số dòng: =VLOOKUP(B2,DanhMuc!A:C,3,0). Mã vật tư có chỗ là số, có chỗ là chữ, có thể có khoảng trắng thừa. Hãy chỉ ra nguyên nhân và viết lại công thức.

AI thường sẽ chỉ ra lỗi khác kiểu dữ liệu (số lưu dạng text) và khoảng trắng, rồi đề xuất dùng TRIM, TEXT hoặc chuẩn hóa cột mã trước khi tra cứu. Đây là cách dùng AI rất hiệu quả: không chỉ viết mới mà còn chẩn đoán lỗi.

3. Quy trình kiểm tra trước khi dùng cho số liệu thật

AI có thể viết công thức "trông đúng" nhưng sai logic. Luôn làm 4 bước:

1. Thử trên 5–10 dòng đã biết kết quả (tính tay hoặc lọc bằng Filter để so sánh).
2. Kiểm tra tham chiếu tuyệt đối/tương đối ($A$1 hay A1) trước khi kéo công thức xuống hàng nghìn dòng.
3. Thử trường hợp biên: ô trống, mã không tồn tại, ngày cuối tháng, số âm (hàng trả lại).
4. Đối chiếu tổng: tổng của bảng tổng hợp phải bằng tổng dữ liệu gốc.

4. Bảo mật dữ liệu: điều kế toán phải nhớ

• Không dán dữ liệu thật (tên khách hàng, MST, số tài khoản, bảng lương) vào công cụ AI công cộng. Chỉ cần mô tả cấu trúc cột, hoặc dùng vài dòng dữ liệu giả.
• Nếu công ty có bản AI doanh nghiệp (Copilot cho Microsoft 365, ChatGPT/Claude bản Team/Enterprise), tìm hiểu chính sách dữ liệu của công ty trước khi đưa file lên.
• Lưu lại các prompt hay dùng thành "thư viện prompt" nội bộ để cả phòng dùng chung, đảm bảo công thức thống nhất.

Ứng dụng thực tế

Một phòng kế toán nhỏ có thể bắt đầu ngay trong tuần này:

(Thời gian tiết kiệm phụ thuộc quy mô dữ liệu và mức độ thành thạo của từng người.)

Kết luận

AI không thay kế toán hiểu nghiệp vụ, nhưng giúp kế toán không còn phải nhớ cú pháp. Nắm khung B – M – R – G, giữ thói quen kiểm tra 4 bước và không đưa dữ liệu thật lên AI công cộng, bạn sẽ biến AI thành "trợ lý Excel" đáng tin cậy.

Hãy thử ngay với một báo cáo bạn đang làm tay mỗi tháng — và lưu lại prompt hiệu quả để dùng cho lần sau.