Case Thực Tế: Hàng Bán Bị Trả Lại — Xử Lý Hóa Đơn Điều Chỉnh Đúng Kỳ Theo Nghị Định 254 & Thông Tư 91

Tình huống thực tế

Tháng 8/2026, một công ty phân phối hàng tiêu dùng ở Đồng Nai xuất hóa đơn bán lô hàng trị giá 280 triệu đồng cho một đại lý. Hóa đơn đã được kê khai thuế GTGT đầu ra trong kỳ. Sang tháng 9, đại lý phát hiện một phần hàng bị lỗi bao bì, trả lại 60 triệu đồng giá trị hàng hóa. Kế toán bên bán, vì chưa nắm rõ quy định mới theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC về hóa đơn điện tử, đã lập một hóa đơn điều chỉnh giảm nhưng ghi sai kỳ kê khai và thiếu biên bản xác nhận trả hàng — dẫn đến số liệu trên tờ khai không khớp với hóa đơn, bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình và điều chỉnh lại tờ khai của cả hai kỳ liên quan.

Câu chuyện "hàng bán bị trả lại" nghe tưởng đơn giản, nhưng lại là một trong những tình huống dễ làm sai kỳ kê khai, sai người xuất hóa đơn, và sai cách xử lý thuế GTGT nhất — đặc biệt sau khi quy định về hóa đơn điện tử có nhiều thay đổi từ giữa năm 2026. Bài viết này phân tích case cụ thể trên, làm rõ quy trình đúng và những lỗi cần tránh.

Quy định hiện hành về xử lý hàng bán bị trả lại

Theo hướng dẫn tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC về hóa đơn, chứng từ điện tử, khi hàng hóa đã xuất hóa đơn bị trả lại một phần hoặc toàn bộ, việc xử lý hóa đơn phụ thuộc vào việc người mua có phải là đối tượng có hóa đơn hay không:

Trường hợp 1 — Bên mua là doanh nghiệp, có hóa đơn (đã hoặc chưa kê khai thuế): Về nguyên tắc hiện hành, khi hàng bán bị trả lại, hai bên lập biên bản thu hồi hàng hóa/biên bản trả hàng ghi rõ số lượng, giá trị hàng trả lại, lý do trả hàng và căn cứ vào biên bản đó, bên bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm (hoặc hóa đơn thay thế, tùy theo hướng dẫn cụ thể áp dụng tại thời điểm phát sinh) cho hóa đơn gốc đã lập, thể hiện rõ điều chỉnh giảm doanh thu và thuế GTGT tương ứng với phần hàng bị trả lại.

Trường hợp 2 — Bên mua là cá nhân không kinh doanh, không có hóa đơn: Bên bán và bên mua lập biên bản ghi rõ giá trị hàng trả lại, sau đó bên bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho hóa đơn đã xuất trước đó (khác với quy định cũ trước đây yêu cầu bên mua phải là đối tượng có hóa đơn mới được xuất hóa đơn trả lại).

Điểm quan trọng: theo tinh thần hóa đơn điện tử hiện hành, việc trả lại hàng không làm hủy hóa đơn gốc — hóa đơn gốc vẫn có giá trị pháp lý, chỉ lập thêm hóa đơn/biên bản điều chỉnh để phản ánh đúng giá trị giao dịch thực tế sau khi trừ phần trả lại.

Kỳ kê khai điều chỉnh: đúng bản chất là "khi nào phát sinh, khai kỳ đó"

Đây chính là điểm công ty trong case bị sai. Nguyên tắc chung: hóa đơn điều chỉnh giảm do hàng bán bị trả lại được kê khai vào kỳ tính thuế phát sinh việc lập hóa đơn điều chỉnh (tức kỳ hiện tại khi phát sinh trả hàng), không phải khai lùi lại, sửa tờ khai của kỳ đã xuất hóa đơn gốc. Nói cách khác:

• Hóa đơn gốc xuất tháng 8 → đã kê khai đúng vào kỳ tháng 8, không cần điều chỉnh lại tờ khai tháng 8.
• Hàng trả lại phát sinh tháng 9, hóa đơn điều chỉnh giảm lập tháng 9 → kê khai giảm doanh thu, giảm thuế GTGT đầu ra vào tờ khai tháng 9 (kỳ hiện tại).

Kế toán công ty trong case đã nhầm lẫn, cố gắng "sửa" lại số liệu tháng 8 khiến tờ khai tháng 8 không khớp với hóa đơn gốc đã lưu trữ, còn tờ khai tháng 9 lại thiếu số liệu điều chỉnh — dẫn đến bị yêu cầu giải trình cả hai kỳ.

Hạch toán kế toán tương ứng

Khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho hàng bán bị trả lại, kế toán bên bán ghi nhận:

• Giảm doanh thu: Nợ TK 5213 (Hàng bán bị trả lại — nếu doanh nghiệp áp dụng theo Thông tư 200) hoặc ghi âm trực tiếp doanh thu (theo Thông tư 133), đối ứng Có các khoản phải thu/tiền.
• Giảm thuế GTGT đầu ra tương ứng: Nợ TK 3331, đối ứng với khoản phải trả/giảm trừ công nợ với khách hàng.
• Nếu hàng nhập lại kho: ghi tăng giá trị hàng tồn kho theo giá vốn tương ứng, giảm giá vốn hàng bán đã ghi nhận trước đó.

Bên mua (nếu là doanh nghiệp, đã kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào của hóa đơn gốc) căn cứ hóa đơn điều chỉnh giảm để điều chỉnh giảm tương ứng số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ và giảm giá trị hàng tồn kho/chi phí đã ghi nhận, kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh — cũng theo nguyên tắc kỳ hiện tại, không khai lùi.

Những lỗi phổ biến khác cần tránh

• Không lập biên bản trả hàng: chỉ lập hóa đơn điều chỉnh mà không có biên bản xác nhận giữa hai bên khiến hồ sơ thiếu căn cứ, dễ bị bác khi thanh tra hoặc đối chiếu.
• Nhầm giữa hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế: hai loại hóa đơn có bản chất và cách kê khai khác nhau; cần xác định đúng loại theo hướng dẫn hiện hành và thể hiện đúng loại hóa đơn tham chiếu (ký hiệu, số hóa đơn gốc) trên hóa đơn điều chỉnh.
• Trả hàng nhiều lần, nhiều đợt mà không theo dõi tổng hợp theo từng hóa đơn gốc, dẫn đến điều chỉnh vượt quá giá trị hóa đơn ban đầu.
• Bỏ sót điều chỉnh chi phí thuế TNDN: doanh thu và giá vốn giảm tương ứng cũng ảnh hưởng đến lợi nhuận chịu thuế TNDN của kỳ, cần rà soát khi lập báo cáo quyết toán năm.

Quy trình chuẩn đề xuất cho doanh nghiệp

1. Khi nhận thông báo trả hàng, yêu cầu bộ phận bán hàng/kho lập ngay biên bản trả hàng ghi rõ số hóa đơn gốc, số lượng, giá trị, lý do.
2. Kế toán đối chiếu biên bản với hóa đơn gốc, xác định đúng loại hóa đơn điều chỉnh cần lập (điều chỉnh giảm một phần hay toàn bộ).
3. Lập hóa đơn điều chỉnh trên phần mềm hóa đơn điện tử, ghi rõ tham chiếu hóa đơn gốc.
4. Ghi nhận kế toán giảm doanh thu, giảm thuế GTGT đầu ra, điều chỉnh giá vốn/tồn kho nếu hàng nhập lại kho.
5. Kê khai vào tờ khai thuế GTGT của kỳ hiện tại (kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh), không sửa tờ khai kỳ trước.
6. Lưu trữ đầy đủ bộ hồ sơ: hóa đơn gốc, biên bản trả hàng, hóa đơn điều chỉnh, phiếu nhập kho (nếu có) để phục vụ đối chiếu khi quyết toán.

Kết luận

Hàng bán bị trả lại là tình huống phát sinh thường xuyên trong hoạt động kinh doanh, nhưng cách xử lý hóa đơn và kê khai thuế lại có nhiều chi tiết dễ nhầm lẫn, nhất là về kỳ kê khai và loại hóa đơn điều chỉnh cần lập theo quy định hiện hành tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Nguyên tắc cốt lõi cần nhớ: hóa đơn gốc không bị hủy, việc điều chỉnh được kê khai vào kỳ phát sinh hiện tại, và mọi điều chỉnh đều phải có biên bản xác nhận giữa hai bên làm căn cứ pháp lý. Xây dựng quy trình chuẩn hóa ngay từ bộ phận bán hàng đến kế toán sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các case bị yêu cầu giải trình như trên.