Case Thực Tế: Hủy Lô Hàng Hết Hạn 180 Triệu – Chi Phí Được Trừ Và Thuế GTGT Xử Lý Sao?

Giới thiệu

Cuối tháng 9, thủ kho của Công ty TNHH Thực phẩm An Phát (tên giả định, mô phỏng tình huống rất hay gặp ở doanh nghiệp thực phẩm) báo lên phòng kế toán: một lô nước sốt đóng chai và bánh quy đóng gói đã hết hạn sử dụng, không thể bán, cũng không thể trả lại nhà cung cấp. Giá trị trên sổ sách: 180 triệu đồng.

Giám đốc hỏi ngay ba câu:

1. Lô hàng này có được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN không?
2. Thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ trước đây có phải kê khai điều chỉnh giảm không?
3. Cần làm những giấy tờ gì để khi cơ quan thuế kiểm tra không bị loại chi phí?

Bài viết này đi qua từng bước xử lý tình huống đó, theo khung pháp lý hiện hành: Luật Thuế TNDN 2025 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP (hướng dẫn thuế TNDN), Luật Thuế GTGT 2024 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP (hướng dẫn thuế GTGT), cùng Thông tư 48/2019/TT-BTC về dự phòng.

Bối cảnh tình huống

Nguyên nhân: hàng nhập về theo dự báo bán mùa cao điểm, nhưng một kênh phân phối lớn cắt đơn, hàng tồn lâu và quá hạn.

Bước 1 — Xác định bản chất: đây là tổn thất "khách quan" hay "chủ quan"?

Đây là câu hỏi quan trọng nhất, vì nó quyết định cả thuế TNDN lẫn thuế GTGT.

• Hết hạn sử dụng, hư hỏng do biến đổi sinh hóa tự nhiên: được coi là tổn thất có nguyên nhân khách quan. Nghị định 320/2025 còn mở rộng thêm trường hợp hàng hóa lỗi thời, lạc hậu kỹ thuật.
• Mất mát do quản lý kém, bị trộm, nhân viên làm hỏng: phần không được bồi thường thường bị xem xét kỹ hơn; phần do cá nhân gây ra phải quy trách nhiệm bồi thường.

Trong tình huống An Phát, hàng hết hạn vì không bán kịp — thuộc nhóm khách quan, đủ điều kiện xem xét tính vào chi phí được trừ, với điều kiện có đủ hồ sơ.

Bước 2 — Thuế TNDN: phần nào được trừ?

Nguyên tắc: chỉ phần tổn thất doanh nghiệp tự gánh chịu mới được tính vào chi phí được trừ. Phần đã được bồi thường (từ nhà cung cấp, bảo hiểm, cá nhân có lỗi) phải trừ ra.

Lưu ý: 40 triệu dự phòng đã trích ở năm trước đã được tính vào chi phí khi trích lập. Khi hủy hàng, khoản dự phòng này được dùng để bù đắp, nên phần ảnh hưởng thêm vào chi phí năm nay chỉ còn 150 − 40 = 110 triệu (cộng 5 triệu phí tiêu hủy). Nếu không trừ phần dự phòng, doanh nghiệp sẽ "ghi chi phí hai lần" — lỗi rất hay gặp khi kiểm tra quyết toán.

Bước 3 — Thuế GTGT: có phải điều chỉnh giảm 18 triệu đầu vào không?

Theo nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT (đã có từ Thông tư 219/2013 và tiếp tục được kế thừa trong hệ thống Luật Thuế GTGT 2024 – Nghị định 181/2025): thuế GTGT đầu vào của hàng hóa bị tổn thất do thiên tai, hỏa hoạn, biến đổi sinh hóa tự nhiên, hết hạn sử dụng mà không được bồi thường thì vẫn được khấu trừ.

Áp vào tình huống:

• Phần hàng hủy không được bồi thường: thuế GTGT đầu vào tương ứng giữ nguyên khấu trừ, không phải kê khai giảm.
• Phần đã được nhà cung cấp hỗ trợ 30 triệu: cần xem bản chất. Nếu nhà cung cấp lập hóa đơn điều chỉnh giảm giá/chiết khấu thì thuế GTGT đầu vào giảm tương ứng theo hóa đơn điều chỉnh. Nếu là khoản bồi thường bằng tiền (không phải giảm giá hàng bán), kế toán nên rà soát văn bản hướng dẫn hiện hành và thỏa thuận giữa hai bên để xử lý phần thuế tương ứng cho đúng.
• Hủy hàng không phải là bán hàng, nên không lập hóa đơn đầu ra cho lô hàng hủy.

Với chi phí thuê xử lý chất thải 5 triệu + 500 nghìn VAT = 5,5 triệu: An Phát thanh toán chuyển khoản — và điều này là bắt buộc. Từ ngày 01/7/2025, ngưỡng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đã hạ từ 20 triệu xuống 5 triệu đồng (giá đã có thuế). Kế toán cũng nên kiểm tra lại chứng từ thanh toán của chính lô hàng bị hủy khi mua vào.

Bước 4 — Bộ hồ sơ "phải có" trước khi hủy

Cơ quan thuế thường loại chi phí không phải vì hàng không hết hạn, mà vì hồ sơ không chứng minh được. Bộ hồ sơ tối thiểu:

1. Biên bản kiểm kê hàng hết hạn: tên hàng, mã hàng, số lô, hạn sử dụng, số lượng, đơn giá, giá trị, nguyên nhân.
2. Tờ trình/đề nghị tiêu hủy của bộ phận kho hoặc kinh doanh.
3. Quyết định tiêu hủy do người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) ký, nêu thời gian, địa điểm, hình thức, thành phần hội đồng.
4. Biên bản tiêu hủy có chữ ký hội đồng và người chứng kiến; nên kèm ảnh/video quá trình tiêu hủy có ngày giờ.
5. Hợp đồng, hóa đơn, biên bản bàn giao chất thải với đơn vị xử lý có chức năng (đặc biệt quan trọng với thực phẩm — vừa là bằng chứng thuế, vừa đáp ứng quy định môi trường).
6. Sổ chi tiết nhập – xuất – tồn chứng minh nguồn gốc lô hàng và thời điểm hết hạn.
7. Hồ sơ bồi thường (nếu có): văn bản thỏa thuận với nhà cung cấp/bảo hiểm, chứng từ nhận tiền.

Mẹo thực tế: lập biên bản kiểm kê ngay khi phát hiện hàng hết hạn, không dồn đến cuối năm. Biên bản đề ngày 31/12 cho hàng đã hết hạn từ tháng 3 rất dễ bị nghi vấn.

Bước 5 — Hạch toán (theo Thông tư 200/2014/TT-BTC)

(1) Dùng dự phòng đã trích để bù đắp, phần còn lại ghi giá vốn:

Nợ TK 2294 – Dự phòng giảm giá HTK      40.000.000
Nợ TK 1388 – Phải thu bồi thường NCC     30.000.000
Nợ TK 632  – Giá vốn hàng bán           110.000.000
    Có TK 156 – Hàng hóa                          180.000.000

(2) Khi nhận tiền hỗ trợ từ nhà cung cấp:

Nợ TK 112   30.000.000
    Có TK 1388      30.000.000

(3) Chi phí thuê tiêu hủy:

Nợ TK 6421 (hoặc 6422)   5.000.000
Nợ TK 1331                 500.000
    Có TK 331 / 112             5.500.000

Nếu doanh nghiệp xác định được cá nhân có lỗi (ví dụ thủ kho không thực hiện xuất trước – nhập trước theo quy trình), phần bắt bồi thường hạch toán vào TK 1388 thay vì TK 632.

Ứng dụng thực tế: phòng ngừa thay vì chữa cháy

Xử lý đúng thuế chỉ là "cứu vãn". Doanh nghiệp thực phẩm nên làm thêm:

• Báo cáo hạn dùng hàng tháng: lọc các lô còn dưới 90 ngày, 60 ngày, 30 ngày để kinh doanh đẩy bán, khuyến mại hoặc đàm phán đổi trả với nhà cung cấp trước khi quá hạn.
• Trích lập dự phòng giảm giá HTK đúng Thông tư 48/2019 cho hàng cận date có giá trị thuần thấp hơn giá gốc — vừa phản ánh đúng báo cáo tài chính, vừa dàn trải chi phí hợp lý giữa các kỳ. (Quyết định 1760/QĐ-BTC ngày 01/7/2026 đã công bố Thông tư 48/2019 tiếp tục có hiệu lực.)
• Điều khoản đổi trả hàng cận date trong hợp đồng mua hàng — giúp chuyển một phần rủi ro sang nhà cung cấp, kèm cơ chế hóa đơn rõ ràng.
• Dùng AI/Excel để tự động tô màu các lô sắp hết hạn từ dữ liệu phần mềm kế toán (MISA, Fast…), gửi cảnh báo hàng tuần cho kinh doanh.

Kết luận

Với tình huống của An Phát:

• Thuế TNDN: được tính vào chi phí được trừ phần tổn thất thuần 150 triệu (sau bồi thường) và 5 triệu chi phí tiêu hủy — nhớ dùng 40 triệu dự phòng đã trích để bù đắp, tránh ghi chi phí trùng.
• Thuế GTGT: phần đầu vào của hàng hết hạn không được bồi thường vẫn được khấu trừ, không phải kê khai giảm; hủy hàng không lập hóa đơn đầu ra.
• Chìa khóa: bộ hồ sơ 7 loại giấy tờ, lập đúng thời điểm, có bằng chứng tiêu hủy thực tế.

Bạn đang gặp tình huống hủy hàng khác (hàng lỗi thời, nguyên vật liệu hỏng, hàng nhập khẩu)? Hãy để lại bình luận trên EcoStartup AI để cùng trao đổi.

Lưu ý: bài viết mang tính chia sẻ kiến thức, tình huống là giả định. Doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản gốc và hướng dẫn của cơ quan thuế quản lý trước khi áp dụng.