Chi Phí Không Được Trừ Khi Tính Thuế TNDN 2026: Checklist Theo Nghị Định 320/2025/NĐ-CP

Giới thiệu

Xác định đúng khoản chi nào được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là một trong những nội dung dễ sai sót nhất của kế toán thuế, đặc biệt sau khi Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế TNDN 2025 có hiệu lực từ 15/12/2025. Doanh nghiệp hạch toán sai một khoản chi phí không được trừ nhưng vẫn loại trừ ra khỏi thu nhập chịu thuế có thể dẫn đến truy thu thuế, phạt chậm nộp và phạt vi phạm hành chính khi quyết toán hoặc bị thanh tra, kiểm tra thuế.

Bài viết tổng hợp có hệ thống các nhóm chi phí không được trừ quan trọng nhất theo quy định mới nhất, giúp kế toán, chủ doanh nghiệp nhỏ và vừa nắm được nguyên tắc cốt lõi để tự rà soát trước khi quyết toán.

3 điều kiện để một khoản chi được trừ

Theo Khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, một khoản chi chỉ được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng đồng thời 3 điều kiện:

Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (kể cả tiền lương, tiền công từ 5 triệu đồng/lần trở lên, áp dụng từ 15/12/2025).

Chỉ cần thiếu 1 trong 3 điều kiện trên, khoản chi sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ, bất kể có phục vụ hoạt động kinh doanh thực tế hay không.

Các nhóm chi phí không được trừ đáng chú ý nhất

Nghị định 320/2025/NĐ-CP liệt kê 23 khoản chi không được trừ. Dưới đây là những nhóm phổ biến nhất mà kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ hay gặp phải:

1. Chi phí không đủ điều kiện chứng từ, thanh toán

Chi phí không có hóa đơn hợp pháp hoặc hóa đơn không đúng quy định.
Chi trả từ 5 triệu đồng/lần trở lên (mua hàng hóa, dịch vụ, trả lương) bằng tiền mặt thay vì chuyển khoản — không được tính vào chi phí được trừ kể từ 15/12/2025.

2. Tiền phạt vi phạm hành chính

Tất cả các khoản tiền phạt vi phạm hành chính: phạt giao thông, phạt đăng ký kinh doanh, phạt vi phạm kế toán, phạt vi phạm pháp luật thuế (kể cả tiền chậm nộp thuế) đều không được trừ.

3. Chi phí vượt định mức đối với phúc lợi cho người lao động

Phần chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động (nghỉ mát, hiếu hỷ, hỗ trợ khám chữa bệnh, bảo hiểm sức khỏe tự nguyện...) vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế thì phần vượt không được trừ.

4. Khấu hao tài sản cố định không đúng quy định

Các trường hợp phổ biến:

Tài sản không phục vụ sản xuất, kinh doanh (trừ một số tài sản phúc lợi cho người lao động được liệt kê riêng như nhà ăn ca, nhà nghỉ giữa ca...).
Tài sản không có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu.
Tài sản không được theo dõi, hạch toán trên sổ sách kế toán.
Ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống: phần khấu hao tương ứng với nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng/xe không được trừ (trừ xe kinh doanh vận tải hành khách, du lịch, khách sạn, xe mẫu/lái thử).
Tài sản cố định đã khấu hao hết giá trị (trừ khi được đánh giá lại theo thẩm quyền).

5. Chi phí trả lương, thưởng không có căn cứ rõ ràng

Tiền lương, thưởng cho người lao động không được quy định cụ thể điều kiện và mức hưởng trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính, quy chế thưởng của doanh nghiệp.

Ngoài ra, tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ cũng không được tính vào chi phí được trừ.

6. Chi phí bảo hiểm hưu trí bổ sung, bảo hiểm nhân thọ vượt mức

Phần chi vượt 5 triệu đồng/tháng/người để đóng bảo hiểm hưu trí bổ sung, bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không được trừ. Doanh nghiệp còn phải đáp ứng đầy đủ nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc mới được tính khoản này vào chi phí.

7. Trích lập dự phòng không đúng quy định

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng bảo hành sản phẩm... nếu trích lập không đúng quy định pháp luật về trích lập dự phòng thì không được trừ.

8. Chi phí lãi vay trong một số trường hợp đặc biệt

Lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ đã đăng ký nhưng chưa góp đủ theo tiến độ.
Lãi vay vượt mức quy định của Bộ luật Dân sự (đối với khoản vay từ tổ chức không phải tổ chức tín dụng).
Lãi vay của doanh nghiệp có giao dịch liên kết vượt mức khống chế theo quy định về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết.

9. Các khoản chi không tương ứng doanh thu tính thuế

Chi phí phát sinh nhưng không liên quan hoặc không tương ứng với doanh thu tính thuế trong kỳ, chi không đúng nội dung, mục đích theo quy định.

10. Thuế đã được khấu trừ, hoàn hoặc thuế TNDN, TNCN nộp thay không đúng quy định

Thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ hoặc hoàn thuế, thuế TNDN, tiền chậm nộp thuế đều không được tính là chi phí được trừ.

11. Trang phục, tài trợ, khoản chi không đúng đối tượng

Chi trang phục bằng tiền vượt quá 5 triệu đồng/người/năm; chi trang phục hiện vật không có hóa đơn, chứng từ.
Chi tài trợ, ủng hộ địa phương, đoàn thể, từ thiện không thuộc diện được phép trừ (trừ tài trợ cho giáo dục, y tế, khắc phục thiên tai, làm nhà đại đoàn kết... theo quy định riêng).
Chi phí mua thẻ hội viên sân golf, chi phí chơi golf.

Ví dụ thực tế

Công ty A trả lương tháng 8/2026 cho nhân viên B là 12 triệu đồng bằng tiền mặt (do nhân viên chưa có tài khoản ngân hàng). Theo quy định mới, khoản chi lương này từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được tính vào chi phí được trừ. Vì trả bằng tiền mặt, toàn bộ 12 triệu đồng lương này sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN, dù công ty vẫn phải khấu trừ và nộp thuế TNCN bình thường cho nhân viên B.

Một ví dụ khác: Công ty C mua ô tô 5 chỗ giá 2,2 tỷ đồng phục vụ ban giám đốc đi lại (không đăng ký ngành nghề vận tải, du lịch, khách sạn). Phần nguyên giá vượt 1,6 tỷ đồng (tức 600 triệu đồng) sẽ không được trích khấu hao vào chi phí được trừ; công ty chỉ được tính chi phí khấu hao dựa trên mức nguyên giá tối đa 1,6 tỷ đồng.

Checklist rà soát nhanh cho kế toán trước khi quyết toán

Đối chiếu từng khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên đã thanh toán không dùng tiền mặt hay chưa.
Rà soát các khoản phúc lợi cho người lao động có vượt 1 tháng lương bình quân thực tế hay không.
Kiểm tra hợp đồng lao động, quy chế tài chính có ghi rõ điều kiện, mức hưởng lương thưởng hay chưa.
Đối chiếu bảng khấu hao tài sản cố định, đặc biệt là ô tô trên 9 chỗ có nguyên giá vượt 1,6 tỷ đồng.
Loại trừ toàn bộ các khoản tiền phạt vi phạm hành chính, tiền chậm nộp thuế ra khỏi chi phí được trừ.
Kiểm tra hồ sơ trích lập dự phòng có tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.

Kết luận

Nắm rõ nguyên tắc "3 điều kiện được trừ" và các nhóm chi phí không được trừ phổ biến giúp kế toán chủ động rà soát, hạn chế tối đa rủi ro bị truy thu thuế và phạt khi quyết toán hoặc bị thanh tra, kiểm tra thuế TNDN. Với những thay đổi quan trọng từ Nghị định 320/2025/NĐ-CP như quy định thanh toán không dùng tiền mặt với khoản chi từ 5 triệu đồng (bao gồm cả tiền lương), doanh nghiệp cần cập nhật ngay quy trình thanh toán nội bộ để không bị mất chi phí hợp lý một cách đáng tiếc.