Công Ty Thuê Nhà Của Cá Nhân 2026: Ngưỡng 1 Tỷ, Khai Thay Mẫu 01/TCKT Và Hồ Sơ Để Được Trừ Chi Phí

Giới thiệu

Thuê nhà của cá nhân để làm văn phòng, kho, cửa hàng hay nhà ở cho chuyên gia là chuyện rất thường gặp ở doanh nghiệp nhỏ và vừa. Nhưng mỗi năm chính sách lại thay đổi, và năm 2026 thay đổi khá mạnh:

• Nghị định 68/2026/NĐ-CP (ngày 05/3/2026) và Thông tư 18/2026/TT-BTC thay toàn bộ cách quản lý thuế hộ, cá nhân kinh doanh – trong đó có cá nhân cho thuê nhà. Mẫu 01/TTS quen thuộc không còn dùng nữa.
• Nghị định 141/2026/NĐ-CP (ngày 29/4/2026) nâng ngưỡng doanh thu không phải nộp thuế từ 500 triệu lên 1 tỷ đồng/năm, áp dụng từ 01/01/2026.

Bài viết này đứng ở góc nhìn kế toán của công ty đi thuê: khi nào chủ nhà phải nộp thuế, công ty có cần khai thay không, khai bằng mẫu gì, hạch toán ra sao và giữ hồ sơ gì để tiền thuê được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

1. Ngưỡng 1 tỷ đồng: chủ nhà khi nào mới phải nộp thuế?

Sau khi Nghị định 141/2026 sửa cụm từ "500 triệu đồng" thành "01 tỷ đồng" trong Nghị định 68/2026, quy tắc với cá nhân cho thuê bất động sản như sau:

Ba điểm kế toán hay hiểu nhầm:

1. Ngưỡng tính trên tổng tất cả hợp đồng của chủ nhà, không phải từng hợp đồng. Nếu chủ nhà cho công ty bạn thuê 600 triệu/năm nhưng còn cho thuê căn khác 700 triệu/năm thì tổng là 1,3 tỷ – vượt ngưỡng.
2. Mức trừ 1 tỷ chỉ được dùng một lần/năm. Chủ nhà có nhiều hợp đồng được chọn trừ vào một hoặc một số hợp đồng, nhưng tổng mức trừ không quá 1 tỷ cho tất cả.
3. Doanh thu tính thuế là tiền thuê bên thuê trả theo từng kỳ hợp đồng. Nếu trả trước nhiều năm, chủ nhà được chọn phân bổ theo số năm trả trước hoặc tính một lần.

2. Ví dụ tính nhanh

Ví dụ 1 – Không phát sinh thuế: Công ty A thuê nhà của ông B làm văn phòng, 70 triệu/tháng = 840 triệu/năm. Ông B không có hợp đồng cho thuê nào khác. → Doanh thu ≤ 1 tỷ: ông B không phải nộp thuế GTGT, TNCN. Ông B vẫn cần thông báo doanh thu thực tế theo Mẫu 01/TKN-CNKD chậm nhất ngày 31/01 năm sau (nếu tự khai).

Ví dụ 2 – Có phát sinh thuế: Công ty A thuê nhà của bà C, 100 triệu/tháng = 1,2 tỷ/năm. Hợp đồng ghi công ty A khai và nộp thuế thay.

So với ngưỡng cũ 500 triệu, cùng hợp đồng này trước đây thuế TNCN sẽ là (1,2 tỷ − 0,5 tỷ) × 5% = 35 triệu. Ngưỡng mới giúp chủ nhà giảm 25 triệu tiền thuế TNCN – đây là điểm có thể dùng khi đàm phán lại giá thuê.

3. Công ty khai thay: dùng mẫu nào, nộp khi nào?

Theo Nghị định 68/2026 và Thông tư 18/2026, khi hợp đồng thuê có thỏa thuận bên thuê khai, nộp thuế thay thì:

• Mẫu tờ khai: Mẫu 01/TCKT (Tờ khai thuế của tổ chức khai thay) kèm bảng kê chi tiết hợp đồng cho thuê bất động sản (Mẫu 02/BK-KTBĐS). Mẫu 01/TTS cũ không dùng nữa.
• Thời hạn khai và nộp: theo kỳ thanh toán tiền thuê ghi trong hợp đồng (trả tháng thì khai theo tháng, trả quý thì theo quý...).
• Nơi nộp: cơ quan thuế quản lý nơi có bất động sản.
• Cách nộp: trên Cổng dịch vụ công/thuế điện tử, tìm thủ tục "01/TCKT – Tờ khai thuế của tổ chức khai thay", chọn kê khai trực tuyến, nhập thông tin chủ nhà (MST hoặc số định danh), địa chỉ bất động sản, kỳ thanh toán, doanh thu.

Lưu ý thực tế: Vì ngưỡng 1 tỷ tính trên tổng doanh thu của chủ nhà, công ty đi thuê thường không biết chủ nhà có hợp đồng khác hay không. Nên đưa vào hợp đồng (hoặc phụ lục) điều khoản cam kết của chủ nhà về tổng doanh thu cho thuê trong năm và việc chủ nhà chọn trừ ngưỡng 1 tỷ cho hợp đồng nào. Khi có vướng mắc, nên hỏi trực tiếp cơ quan thuế quản lý để tránh khai thiếu hoặc khai thừa.

4. Hạch toán kế toán (theo Thông tư 200/133)

Giả sử ví dụ 2: giá thuê 100 triệu/tháng đã bao gồm thuế, công ty giữ lại tiền thuế để nộp thay.

Ghi nhận chi phí thuê hằng tháng:

• Nợ TK 642 (hoặc 641, 627 tùy bộ phận sử dụng): 100.000.000
• Có TK 331 – Bà C: 100.000.000

Giữ lại tiền thuế phải nộp thay (khi phát sinh nghĩa vụ):

• Nợ TK 331 – Bà C
• Có TK 3388 (chi tiết "thuế khai thay cho chủ nhà") – một số đơn vị theo dõi riêng phần TNCN ở TK 3335

Trả tiền thuê (phần còn lại) cho chủ nhà – bằng chuyển khoản:

• Nợ TK 331 – Bà C
• Có TK 112

Nộp thuế thay vào NSNN:

• Nợ TK 3388 (3335)
• Có TK 112

Nếu trả trước tiền thuê nhiều kỳ: ghi Nợ TK 242 khi trả, sau đó phân bổ dần vào 642/641 theo thời gian thuê.

5. Hồ sơ để tiền thuê nhà được trừ khi tính thuế TNDN

Theo Luật Thuế TNDN 2025 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP (đã được sửa bởi Nghị định 141/2026), chi phí thuê nhà của cá nhân được trừ khi có đủ:

1. Hợp đồng thuê ghi rõ bên cho thuê, địa chỉ, diện tích, mục đích sử dụng phục vụ sản xuất kinh doanh, giá thuê, kỳ thanh toán, bên nào chịu thuế/khai thay.
2. Chứng từ trả tiền thuê. Với khoản thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên/lần, bắt buộc có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản vào tài khoản chủ nhà). Trả tiền mặt 100 triệu/tháng là cách nhanh nhất để mất chi phí.
3. Chứng từ nộp thuế thay (nếu hợp đồng quy định công ty khai, nộp thay) cùng tờ khai 01/TCKT đã nộp.
4. Biên bản bàn giao nhà, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu/quyền sử dụng của chủ nhà (bản sao) để chứng minh giao dịch có thật.

Cá nhân cho thuê không xuất hóa đơn GTGT, nên công ty không có thuế GTGT đầu vào để khấu trừ – toàn bộ tiền thuê (kể cả phần thuế nộp thay theo thỏa thuận) được hạch toán vào chi phí.

6. Ứng dụng thực tế: checklist cho kế toán

• Rà lại tất cả hợp đồng thuê nhà của cá nhân đang hiệu lực năm 2026.
• Xác định ai khai thuế: chủ nhà tự khai hay công ty khai thay (đọc đúng điều khoản hợp đồng).
• Lấy cam kết của chủ nhà về tổng doanh thu cho thuê trong năm để áp đúng ngưỡng 1 tỷ.
• Nếu đầu năm đã khai thay theo ngưỡng cũ 500 triệu: kiểm tra số thuế nộp thừa và làm thủ tục bù trừ/hoàn theo hướng dẫn tại Nghị định 141/2026.
• Chuyển toàn bộ việc trả tiền thuê sang chuyển khoản.
• Lưu hồ sơ: hợp đồng, biên bản bàn giao, ủy nhiệm chi, tờ khai 01/TCKT, giấy nộp tiền.

Kết luận

Năm 2026, phần lớn hợp đồng thuê nhà của cá nhân với giá dưới khoảng 83 triệu/tháng (tương đương 1 tỷ/năm) sẽ không còn phát sinh thuế nếu chủ nhà không có hợp đồng khác. Với hợp đồng lớn hơn, công ty cần khai thay đúng Mẫu 01/TCKT theo kỳ thanh toán, và quan trọng nhất là trả tiền bằng chuyển khoản để giữ chi phí được trừ.

Nếu doanh nghiệp bạn đang thuê nhiều mặt bằng của cá nhân, hãy dành 30 phút rà lại hợp đồng theo checklist trên – vừa tránh rủi ro thuế, vừa có thêm dữ liệu để đàm phán giá thuê với chủ nhà.

Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến tháng 10/2026. Khi áp dụng cho trường hợp cụ thể, nên đối chiếu văn bản gốc hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý.

Nguồn tham khảo: Nghị định 68/2026/NĐ-CP, Nghị định 141/2026/NĐ-CP, Thông tư 18/2026/TT-BTC, Nghị định 320/2025/NĐ-CP; VOV2, Thư Viện Pháp Luật, Einvoice.vn.