Đăng Ký Người Phụ Thuộc 2026: Thủ Tục Mới Theo Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15

Giới thiệu

Từ ngày 01/7/2026, Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 chính thức có hiệu lực, kéo theo mức giảm trừ gia cảnh mới và cả cách đăng ký người phụ thuộc cũng thay đổi so với trước. Đây là nội dung mà gần như mọi người lao động có thu nhập từ tiền lương, tiền công đều bị ảnh hưởng trực tiếp - nhưng không phải ai cũng biết mình cần làm gì, làm ở đâu, và làm trước thời hạn nào để không bị truy thu hoặc mất quyền lợi giảm trừ.

Bài viết này tập trung vào một câu hỏi rất thực tế: đăng ký người phụ thuộc năm 2026 cần chuẩn bị hồ sơ gì, đăng ký theo hình thức nào, và những mốc thời gian nào cần nhớ - dành cho cả người lao động tự đăng ký lẫn kế toán doanh nghiệp đăng ký hộ cho nhân viên.

1. Mức giảm trừ gia cảnh mới áp dụng từ 2026

Theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 quy định chi tiết mức giảm trừ theo Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15, mức giảm trừ gia cảnh mới là:

15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân người nộp thuế.
6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc.

So với mức cũ (11 triệu đồng/tháng và 4,4 triệu đồng/tháng), đây là mức tăng đáng kể, giúp thu hẹp phần thu nhập chịu thuế, đặc biệt có lợi cho người lao động có từ 2 người phụ thuộc trở lên (con nhỏ, cha mẹ già không có thu nhập...).

Cần lưu ý: thủ tục giảm trừ gia cảnh khi quyết toán thuế năm 2025 (thực hiện đầu năm 2026) vẫn áp dụng theo quy định cũ, vì Luật mới chỉ có hiệu lực từ 01/7/2026. Mức giảm trừ mới chỉ áp dụng cho kỳ tính thuế từ giữa năm 2026 trở đi. Đây là điểm dễ nhầm lẫn nhất mà kế toán tiền lương cần giải thích rõ cho người lao động.

2. Hai hình thức đăng ký người phụ thuộc

Theo hướng dẫn tại Nghị định 253/2026/NĐ-CP và Thông tư 87/2026/TT-BTC, người nộp thuế có thể chọn một trong hai hình thức:

Tự đăng ký: cá nhân trực tiếp nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc tới cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử hoặc nộp trực tiếp.
Ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập: người lao động ủy quyền cho doanh nghiệp (nơi đang trả lương) thay mặt đăng ký người phụ thuộc với cơ quan thuế. Đây là hình thức phổ biến nhất tại các doanh nghiệp có đông lao động, vì bộ phận nhân sự - kế toán tiền lương sẽ tổng hợp và nộp hồ sơ một lần cho toàn bộ nhân viên.

Với doanh nghiệp chọn hình thức ủy quyền, kế toán cần lưu ý thu đủ giấy ủy quyền hợp lệ từ người lao động trước khi tổng hợp hồ sơ, tránh trường hợp đăng ký thay nhưng không có căn cứ ủy quyền, dẫn đến hồ sơ bị từ chối hoặc bị truy vấn khi quyết toán.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị

Tinh thần chung của các văn bản hướng dẫn (Nghị định 253/2026/NĐ-CP, Nghị định 373/2025/NĐ-CP kèm Quyết định 216/QĐ-BTC quy định mẫu đăng ký) là cắt giảm bớt giấy tờ rườm rà so với trước, nhưng người nộp thuế vẫn cần chuẩn bị đầy đủ:

Tờ khai đăng ký người phụ thuộc theo mẫu quy định.
Giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân (giấy khai sinh với con, giấy đăng ký kết hôn, sổ hộ khẩu/xác nhận cư trú với cha mẹ...).
Với người phụ thuộc trong độ tuổi lao động nhưng bị khuyết tật hoặc không có khả năng lao động: cần thêm giấy tờ xác nhận tình trạng sức khỏe hoặc mức thu nhập theo ngưỡng quy định tại Thông tư 87/2026/TT-BTC.

Vì mỗi trường hợp người phụ thuộc (con, cha mẹ, anh chị em không nơi nương tựa...) có yêu cầu hồ sơ khác nhau, doanh nghiệp nên xây dựng một checklist hồ sơ theo từng trường hợp cụ thể để phát cho người lao động, tránh phải bổ sung nhiều lần.

4. Việc kế toán doanh nghiệp cần làm ngay

Rà soát danh sách người phụ thuộc đã đăng ký trước đó: đối chiếu xem có phát sinh thay đổi (con vừa đủ 18 tuổi không còn được tính giảm trừ, có thêm thành viên mới...) cần cập nhật lại không.
Thông báo và thu thập giấy ủy quyền: với những nhân viên muốn ủy quyền cho công ty đăng ký thay, cần thu đủ giấy ủy quyền hợp lệ trước khi nộp hồ sơ.
Cập nhật mức giảm trừ mới trên phần mềm tính lương: đảm bảo áp dụng đúng 15,5 triệu đồng/tháng và 6,2 triệu đồng/tháng kể từ kỳ lương áp dụng theo Luật mới, tránh khấu trừ thừa hoặc thiếu.
Theo dõi thời hạn nộp hồ sơ: các mốc thời hạn đăng ký, thời hạn nộp bổ sung khi có thay đổi người phụ thuộc cần được cập nhật theo đúng hướng dẫn tại Nghị định 253/2026/NĐ-CP để tránh bị tính thiếu giảm trừ trong kỳ quyết toán.

Ứng dụng thực tế

Một cách làm hiệu quả cho phòng nhân sự - kế toán tiền lương là gửi một biểu mẫu nội bộ ngắn gọn cho toàn bộ nhân viên ngay đầu quý 3/2026, yêu cầu xác nhận lại thông tin người phụ thuộc hiện tại (giữ nguyên, cần thêm mới, hay cần loại bỏ do không còn đủ điều kiện). Dựa trên phản hồi, kế toán tổng hợp một lần rồi nộp hồ sơ ủy quyền đăng ký cho cơ quan thuế, thay vì xử lý rời rạc từng trường hợp - vừa tiết kiệm thời gian, vừa giảm rủi ro sai sót khi quyết toán thuế TNCN cuối năm.

Kết luận

Mức giảm trừ gia cảnh mới theo Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15 mang lại lợi ích rõ rệt cho người lao động, nhưng để được hưởng đúng và đủ, thủ tục đăng ký người phụ thuộc phải được thực hiện chính xác ngay từ đầu. Với doanh nghiệp, chủ động rà soát, thu thập hồ sơ và cập nhật phần mềm tính lương sớm trong tháng 8/2026 sẽ giúp tránh tình trạng dồn việc, sai sót vào giai đoạn quyết toán thuế cuối năm.