Giảm Trừ Gia Cảnh 2026: Mức 15,5 Triệu, Người Phụ Thuộc 6,2 Triệu Và Cách Đăng Ký Đúng

Giới thiệu

Từ kỳ tính thuế năm 2026, mức giảm trừ gia cảnh được nâng lên 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân người nộp thuế và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc (theo Nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội). Đây là lần điều chỉnh đầu tiên sau hơn 5 năm giữ mức 11 triệu và 4,4 triệu đồng.

Với người lao động, đây là tin vui: thuế TNCN hàng tháng giảm rõ rệt. Nhưng với kế toán tiền lương, việc cập nhật sai mức giảm trừ, hoặc đăng ký người phụ thuộc thiếu hồ sơ, sẽ kéo theo sai số khấu trừ cả năm và rắc rối khi quyết toán.

Bài viết này đi thẳng vào 3 việc kế toán cần làm: nắm đúng con số, kiểm tra đúng điều kiện người phụ thuộc, và làm đúng thủ tục đăng ký.

1. Con số mới cần nhớ

Đi kèm là biểu thuế lũy tiến rút gọn từ 7 bậc xuống 5 bậc theo Luật Thuế TNCN sửa đổi:

💡 Mẹo nhớ nhanh: Người độc thân có tổng lương khoảng 17 triệu/tháng (sau khi trừ bảo hiểm bắt buộc) trở xuống thì gần như không phát sinh thuế TNCN từ tiền lương.

2. Ví dụ tính thuế: trước và sau khi tăng giảm trừ

Ví dụ 1 — Nhân viên độc thân, lương 20 triệu/tháng (bảo hiểm bắt buộc 10,5% = 2,1 triệu)

• Cách cũ: 20 – 2,1 – 11 = 6,9 triệu → thuế = 5 × 5% + 1,9 × 10% = 440.000đ/tháng
• Cách mới: 20 – 2,1 – 15,5 = 2,4 triệu → thuế = 2,4 × 5% = 120.000đ/tháng

Ví dụ 2 — Kế toán trưởng, lương 30 triệu/tháng, nuôi 1 con nhỏ (bảo hiểm 3,15 triệu)

• Cách cũ: 30 – 3,15 – 11 – 4,4 = 11,45 triệu → thuế ≈ 968.000đ/tháng
• Cách mới: 30 – 3,15 – 15,5 – 6,2 = 5,15 triệu → thuế = 5,15 × 5% ≈ 257.500đ/tháng

Chênh lệch hơn 700.000đ/tháng, tức khoảng 8,5 triệu đồng/năm. Nếu doanh nghiệp quên cập nhật mức mới trong phần mềm lương, người lao động sẽ bị khấu trừ thừa và phải chờ đến khi quyết toán mới được hoàn.

3. Ai được đăng ký là người phụ thuộc?

Đây là chỗ kế toán hay sai nhất. Tóm gọn theo 3 nhóm:

a) Con

• Con dưới 18 tuổi (tính đủ theo tháng).
• Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động.
• Con đang học đại học, cao đẳng, trung cấp, học nghề (kể cả học ở nước ngoài) và không có thu nhập hoặc thu nhập bình quân tháng không quá 1 triệu đồng.
• Bao gồm cả con nuôi hợp pháp, con riêng của vợ/chồng, con ngoài giá thú.

b) Vợ/chồng, cha mẹ (kể cả cha mẹ vợ/chồng, cha mẹ nuôi)

• Ngoài độ tuổi lao động, hoặc trong độ tuổi lao động nhưng khuyết tật, không có khả năng lao động;
• Và không có thu nhập hoặc thu nhập bình quân tháng từ tất cả các nguồn không quá 1 triệu đồng.

c) Cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang trực tiếp nuôi dưỡng

• Anh chị em ruột, ông bà nội ngoại, cô dì chú bác, cháu ruột…
• Cùng điều kiện về độ tuổi/khả năng lao động và thu nhập như nhóm (b).

⚠️ Nguyên tắc vàng: Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ cho một người nộp thuế trong năm. Hai vợ chồng cùng đi làm thì phải thống nhất ai đăng ký cho con.

4. Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc

Nhiều thông tin nhân thân hiện đã có trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; khi đã có mã định danh cá nhân, cơ quan thuế có thể đối chiếu trực tiếp nên hồ sơ giấy thường gọn hơn trước. Tuy vậy, doanh nghiệp vẫn nên lưu bản chụp để đối chiếu khi bị kiểm tra.

5. Quy trình đăng ký người phụ thuộc qua doanh nghiệp

Bước 1 — Người lao động kê khai: Điền mẫu 07/ĐK-NPT-TNCN (ban hành kèm Thông tư 86/2024/TT-BTC), nộp cho kế toán kèm hồ sơ chứng minh.

Bước 2 — Kế toán tổng hợp: Lập tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc (mẫu 20/ĐK-TH-TCT) và nộp điện tử qua cổng thuế điện tử của cơ quan thuế.

Bước 3 — Nhận mã số người phụ thuộc: Cơ quan thuế cấp MST cho người phụ thuộc (nếu chưa có). Kế toán cập nhật vào phần mềm lương để giảm trừ từ tháng phát sinh.

Thời điểm được giảm trừ:

• Người phụ thuộc được tính giảm trừ từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng (ví dụ con sinh tháng 5 thì giảm trừ từ tháng 5).
• Nếu trong năm chưa kịp tính giảm trừ, người nộp thuế vẫn được tính bổ sung khi quyết toán thuế.
• Riêng nhóm "cá nhân khác" (mục 3c), phải đăng ký chậm nhất ngày 31/12 của năm tính thuế; đăng ký trễ thì không được giảm trừ cho năm đó.

6. Checklist cho kế toán tiền lương đầu năm 2026

• Cập nhật mức giảm trừ 15,5 triệu và 6,2 triệu trong phần mềm/file Excel tính lương.
• Cập nhật biểu thuế lũy tiến 5 bậc mới.
• Rà soát lại danh sách người phụ thuộc: con đã đủ 18 tuổi nhưng không còn đi học? Cha mẹ đã có lương hưu trên 1 triệu/tháng?
• Nhắc nhân viên mới/ sinh con/ kết hôn bổ sung hồ sơ người phụ thuộc.
• Kiểm tra trùng lặp: một người phụ thuộc không được đăng ký cho hai người.
• Nếu các tháng đầu năm đã khấu trừ theo mức cũ, xử lý bù trừ vào các tháng sau hoặc khi quyết toán.

Ứng dụng thực tế

Một lỗi rất hay gặp: cha mẹ đã nghỉ hưu có lương hưu 4–5 triệu/tháng vẫn được con đăng ký là người phụ thuộc. Khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu BHXH, khoản giảm trừ này sẽ bị loại và người lao động bị truy thu thuế kèm tiền chậm nộp.

Cách phòng ngừa đơn giản: thêm một câu hỏi bắt buộc trong phiếu khai thông tin nhân sự — "Người phụ thuộc có lương hưu, trợ cấp hoặc thu nhập nào trên 1 triệu đồng/tháng không?" — và yêu cầu người lao động ký xác nhận.

Nếu doanh nghiệp dùng Excel, có thể thêm cột "Số NPT hợp lệ" và công thức =15500000 + SỐ_NPT * 6200000 cho cột giảm trừ gia cảnh, tách riêng khỏi cột bảo hiểm để dễ rà soát.

Kết luận

Mức giảm trừ gia cảnh mới giúp người lao động nhẹ gánh thuế đáng kể, nhưng lợi ích chỉ đến đúng người khi kế toán cập nhật đúng con số, đúng điều kiện và đúng thủ tục. Hãy rà soát lại bảng lương và danh sách người phụ thuộc ngay từ bây giờ để quyết toán thuế TNCN năm 2026 diễn ra suôn sẻ.

Lưu ý: Bài viết mang tính tham khảo, được tổng hợp theo quy định hiện hành. Vui lòng đối chiếu văn bản hướng dẫn mới nhất của Bộ Tài chính trước khi áp dụng cho trường hợp cụ thể.