Khấu Hao Tài Sản Cố Định: 3 Phương Pháp Tính Và Cách Hạch Toán Cơ Bản 2026

Giới thiệu

Khấu hao tài sản cố định là một trong những nghiệp vụ kế toán mà bất kỳ kế toán viên mới nào cũng phải làm quen ngay từ những tháng đầu đi làm. Máy móc, nhà xưởng, ô tô, thiết bị văn phòng... đều hao mòn theo thời gian, và việc phân bổ giá trị hao mòn đó vào chi phí sản xuất kinh doanh chính là bản chất của khấu hao.

Vấn đề là nhiều bạn mới vào nghề thường lúng túng: chọn phương pháp khấu hao nào, thời gian sử dụng bao lâu là hợp lý, và hạch toán vào tài khoản nào cho đúng. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm được bức tranh tổng quan, dễ áp dụng ngay vào công việc thực tế.

Khấu hao tài sản cố định là gì?

Khấu hao TSCĐ là việc tính toán và phân bổ một cách có hệ thống nguyên giá của tài sản cố định vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản đó. Nói đơn giản, thay vì ghi nhận toàn bộ giá trị một chiếc máy 500 triệu đồng vào chi phí ngay năm mua, doanh nghiệp sẽ "chia nhỏ" giá trị này ra nhiều năm, tương ứng với thời gian tài sản còn sử dụng được.

Căn cứ pháp lý hiện hành vẫn là Thông tư 45/2013/TT-BTC về quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ, cùng các văn bản sửa đổi bổ sung liên quan đến khung thời gian và tỷ lệ khấu hao theo từng nhóm tài sản.

Điều kiện ghi nhận tài sản cố định

Trước khi tính khấu hao, một tư liệu lao động chỉ được ghi nhận là TSCĐ khi thỏa đồng thời các điều kiện:

Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó.
Có thời gian sử dụng trên 1 năm.
Nguyên giá tài sản được xác định một cách đáng tin cậy và có giá trị từ 30 triệu đồng trở lên (theo quy định hiện hành).

Nếu không đạt đủ 3 điều kiện trên, khoản chi mua sắm được ghi nhận là công cụ, dụng cụ và phân bổ theo cách khác, không tính khấu hao TSCĐ.

3 phương pháp tính khấu hao phổ biến

1. Phương pháp khấu hao đường thẳng

Đây là phương pháp phổ biến nhất vì đơn giản, dễ áp dụng và được đa số doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn. Mức khấu hao hàng năm được tính đều nhau trong suốt thời gian sử dụng tài sản.

Công thức:

Mức khấu hao năm = Nguyên giá TSCĐ / Thời gian sử dụng (năm)
Mức khấu hao tháng = Mức khấu hao năm / 12

Ví dụ: Một chiếc máy in công nghiệp có nguyên giá 240.000.000 đồng, thời gian sử dụng theo khung quy định là 8 năm.

Mức khấu hao năm = 240.000.000 / 8 = 30.000.000 đồng
Mức khấu hao tháng = 30.000.000 / 12 = 2.500.000 đồng

2. Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh

Áp dụng cho tài sản thuộc lĩnh vực công nghệ đòi hỏi thay đổi, phát triển nhanh, giúp doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh hơn trong những năm đầu. Mức khấu hao mỗi năm được tính trên giá trị còn lại của tài sản, nhân với tỷ lệ khấu hao nhanh (thường gấp 1,5 - 2,5 lần tỷ lệ khấu hao đường thẳng).

Mức khấu hao năm = Giá trị còn lại x Tỷ lệ khấu hao nhanh

Khi mức khấu hao theo phương pháp này thấp hơn hoặc bằng mức khấu hao tính theo phương pháp đường thẳng cho các năm còn lại, doanh nghiệp chuyển sang tính theo đường thẳng cho phần thời gian còn lại.

3. Phương pháp khấu hao theo số lượng, khối lượng sản phẩm

Phù hợp với máy móc thiết bị sản xuất trực tiếp ra sản phẩm, mức khấu hao gắn liền với sản lượng thực tế tạo ra, không phụ thuộc vào thời gian.

Mức khấu hao đơn vị sản phẩm = Nguyên giá / Sản lượng theo công suất thiết kế
Mức khấu hao tháng = Mức khấu hao đơn vị sản phẩm x Sản lượng thực tế trong tháng

Cách hạch toán khấu hao tài sản cố định

Khi trích khấu hao hàng tháng, kế toán ghi nhận vào chi phí tương ứng với bộ phận sử dụng tài sản, đồng thời ghi tăng hao mòn lũy kế:

Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng) - nếu tài sản dùng cho bộ phận bán hàng
Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) - nếu tài sản dùng cho quản lý
Nợ TK 627 (Chi phí sản xuất chung) - nếu tài sản dùng trực tiếp sản xuất
Có TK 214 (Hao mòn TSCĐ)

Ví dụ minh họa: Với chiếc máy in công nghiệp ở trên, nếu tài sản đặt tại bộ phận sản xuất, hàng tháng kế toán ghi:

Nợ TK 627: 2.500.000
    Có TK 214: 2.500.000

Cuối kỳ, giá trị hao mòn lũy kế trên TK 214 sẽ được đối chiếu với Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, đảm bảo khớp số liệu giữa sổ chi tiết tài sản và sổ cái.

Một số lưu ý thực tế cho người mới

Doanh nghiệp phải đăng ký phương pháp khấu hao với cơ quan thuế trực tiếp quản lý trước khi áp dụng, và chỉ được thay đổi phương pháp một lần trong suốt quá trình sử dụng tài sản (trừ trường hợp đặc biệt được cho phép).
Khấu hao chỉ được tính từ ngày tài sản đưa vào sử dụng, không phải từ ngày mua hoặc ngày ghi hóa đơn.
Chi phí khấu hao được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu tài sản dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh và có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ.
Với tài sản đã khấu hao hết nhưng vẫn còn sử dụng, doanh nghiệp không được tiếp tục trích khấu hao nhưng vẫn phải theo dõi trên sổ sách.
Nên lập bảng theo dõi khấu hao riêng theo từng tài sản (mã tài sản, ngày đưa vào sử dụng, nguyên giá, thời gian khấu hao, giá trị còn lại) để dễ đối chiếu và kiểm tra khi quyết toán thuế hoặc kiểm toán.

Kết luận

Khấu hao tài sản cố định không khó nếu bạn nắm chắc 3 phương pháp tính, hiểu đúng cách hạch toán vào tài khoản chi phí phù hợp và tuân thủ đúng quy định về đăng ký phương pháp với cơ quan thuế. Với người mới, phương pháp đường thẳng là lựa chọn an toàn và dễ kiểm soát nhất để bắt đầu. Hãy luôn lập bảng theo dõi tài sản chi tiết ngay từ đầu, việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi đối chiếu số liệu cuối năm hoặc phục vụ quyết toán thuế.