Lập Ngân Sách 2027 Bằng Excel Và AI: 5 Bước Cho Doanh Nghiệp SME

Cuối năm, nhiều SME mở file Excel năm nay, nhân mọi dòng với 1,1 rồi gọi đó là ngân sách. Cách này nhanh, nhưng khi sếp hỏi "sao doanh thu lại là con số này?" thì không ai trả lời được ngoài câu "năm nay cộng 10%".

Bài này mình hướng dẫn lập ngân sách 2027 theo động lực (driver-based), để mỗi con số đều có lý do và có thể điều chỉnh khi thực tế đổi khác. Tất cả số liệu dưới đây là minh họa của Công ty X, không phải số thật của doanh nghiệp nào.

Lập ngân sách 2027 theo động lực khác gì ngân sách cộng %?

Lưu ý: bài này chỉ nói về lập ngân sách từ đầu. Việc phân tích chênh lệch thực tế so với ngân sách là chủ đề khác, mình không lặp lại ở đây.

Bước 1: Chốt 4–6 động lực chính của doanh nghiệp

Đừng bắt đầu từ 200 dòng chi phí. Hãy chọn ra vài động lực quyết định phần lớn kết quả. Với Công ty X (số giả định):

Cần phân biệt rõ hai nhóm:

• Biến phí: đổi theo doanh thu hoặc sản lượng (giá vốn, hoa hồng, vận chuyển).
• Định phí: gần như không đổi trong tầm hoạt động hiện tại (thuê mặt bằng, lương bộ phận gián tiếp).

Phân loại sai hai nhóm này là lỗi rất phổ biến. Nếu cần ôn phần hòa vốn, bạn xem bài CVP đã đăng trên ecostartupai.com, mình không giải thích lại ở đây.

Bước 2: Dựng ngân sách doanh thu và giá vốn theo tháng

Doanh thu hiếm khi đều quanh năm. Hãy lấy dữ liệu 2–3 năm, tính hệ số mùa vụ của từng tháng (sản lượng tháng chia sản lượng trung bình tháng). Giả sử Công ty X có hệ số 1,2 cho tháng Tết và ba tháng quý 4, còn 8 tháng còn lại là 0,9. Tổng 12 hệ số bằng 12, tức trung bình đúng bằng 1.

Công thức Excel, với nền ở ô B2, giá ở B3, tăng trưởng ở B4, hệ số mùa vụ tháng ở C5:

Số lượng (C6)  = $B$2 * C5 * (1 + $B$4)
Doanh thu (C7) = C6 * $B$3
Giá vốn (C8)   = C7 * 60%

Rút gọn 12 tháng thành 4 quý (số minh họa, đơn vị triệu đồng trừ số lượng):

Kiểm tra nhanh: 120.000 sản phẩm nền × 1,05 = 126.000. Khớp.

Bước 3: Ngân sách chi phí hoạt động và nhân sự

Tách chi phí theo đúng động lực của nó:

• Lương: tính theo headcount × mức lương × số tháng làm việc.
• Thuê mặt bằng: cố định theo hợp đồng.
• Marketing, bán hàng: theo % doanh thu (ở đây 8%).

Ví dụ: Công ty X tuyển thêm 2 nhân sự từ quý 2, lương giả định 15 triệu/người/tháng. Chi phí lũy kế cả năm là 2 × 15 × 9 tháng = 270 triệu (chưa tính bảo hiểm và thưởng, bạn cộng theo chính sách thực tế của công ty).

Nhìn bảng này thấy ngay Q2 và Q3 là giai đoạn mỏng nhất. Ngân sách cộng 10% sẽ không cho bạn góc nhìn đó.

Bước 4: Chuyển lợi nhuận thành ngân sách tiền mặt

Lợi nhuận không phải tiền. Để chuyển sang tiền, bạn điều chỉnh theo số ngày thu tiền, số ngày trả nhà cung cấp và tồn kho. Phần chu kỳ chuyển đổi tiền mình đã viết ở bài CCC, bạn xem lại để nắm cách tính.

Ví dụ minh họa: một doanh nghiệp mới bán, doanh thu 1 tỷ/tháng, chi phí chi bằng tiền 900 triệu/tháng (trả ngay trong tháng), tức lãi 100 triệu/tháng. Khách hàng trả sau 45 ngày, xấp xỉ 50% tiền về ở tháng kế tiếp và 50% ở tháng sau nữa.

Ba tháng liền đều có lãi mà tiền vẫn âm, thấp nhất khoảng −1,3 tỷ. Đây là chỗ nhiều SME "lãi mà vẫn hết tiền". Với việc theo dõi ngắn hạn hằng tuần, bạn xem thêm bài dự báo dòng tiền 13 tuần.

Bước 5: Chạy 3 kịch bản (cơ sở – xấu – tốt)

Ngân sách chỉ có một con số là ngân sách đang đánh cược. Hãy chạy ít nhất 3 kịch bản: cơ sở, doanh thu −15% (xấu), doanh thu +10% (tốt). Giả định thêm: nghĩa vụ trả nợ gốc và lãi là 600 triệu/năm.

Bạn có thể dùng Data Table của Excel (thẻ Data → What-If Analysis → Data Table), hoặc Python (pandas) như đoạn dưới:

import pandas as pd

# Số minh họa, đơn vị: triệu đồng
base = {"doanh_thu": 12600, "gia_von": 0.60, "cp_bh": 0.08,
        "dinh_phi": 3270, "tra_no": 600}
kich_ban = {"Cơ sở": 0.0, "Xấu": -0.15, "Tốt": 0.10}

rows = []
for ten, d in kich_ban.items():
    dt = base["doanh_thu"] * (1 + d)
    ln = dt * (1 - base["gia_von"] - base["cp_bh"]) - base["dinh_phi"]
    rows.append({"Kịch bản": ten, "Doanh thu": dt, "Lợi nhuận": ln,
                 "Bao phủ nợ (lần)": ln / base["tra_no"]})

df = pd.DataFrame(rows).round(1)
print(df.to_string(index=False))

Kết quả minh họa:

Doanh thu giảm 15% nhưng lợi nhuận giảm hơn 79% vì định phí không giảm theo. Ở kịch bản xấu, lợi nhuận không đủ trang trải nghĩa vụ trả nợ. Chỉ số bao phủ nợ ở đây là cách tính đơn giản; khi làm thật, bạn dùng định nghĩa theo hợp đồng vay và nhớ chạy cả dòng tiền (thu chậm hơn sẽ càng tệ hơn).

Dùng AI vào những khâu nào (và không nên vào khâu nào)

AI hữu ích ở khâu phân tích, soát lỗi và soạn văn bản. Khâu chốt giả định và chịu trách nhiệm số liệu vẫn là của kế toán và ban lãnh đạo.

Prompt 1: phát hiện mùa vụ và bất thường

Bạn là chuyên viên phân tích tài chính. Dưới đây là sản lượng bán theo tháng
của 3 năm gần nhất (đã ẩn danh, không có tên khách hàng):
[dán bảng: Tháng | 2024 | 2025 | 2026]
Hãy: (1) tính hệ số mùa vụ từng tháng, (2) chỉ ra tháng bất thường và các
nguyên nhân có thể cần kiểm tra, (3) nêu rõ hạn chế của dữ liệu.

Prompt 2: soát logic file ngân sách

Dưới đây là cấu trúc công thức file ngân sách (đã xóa thông tin nhạy cảm):
[dán công thức và tổng từng dòng]
Hãy tìm: công thức lệch dòng, khoản chi phí có thể bị quên, tổng chi tiết
không khớp tổng hợp. Liệt kê theo mức độ ưu tiên, không tự sửa số.

Prompt 3: soạn thuyết minh ngân sách

Dựa trên bảng tóm tắt ngân sách và 3 kịch bản dưới đây, soạn bản thuyết minh
1 trang cho ban giám đốc: giả định chính, rủi ro lớn nhất, quyết định cần
phê duyệt. Văn phong ngắn gọn, không thêm số liệu ngoài bảng.
[dán bảng tóm tắt]

Lưu ý quan trọng:

• AI có thể sai hoặc "tự nghĩ ra" số, bạn luôn phải kiểm tra lại.
• Ẩn tên khách hàng, mã số thuế, thông tin lương cá nhân trước khi đưa dữ liệu vào AI. Xem thêm 7 nguyên tắc dùng AI không lộ dữ liệu.

Checklist 7 lỗi hay gặp khi lập ngân sách

1. Chỉ cộng % doanh thu, không có động lực đứng sau.
2. Bỏ qua dòng tiền, chỉ nhìn lợi nhuận.
3. Quên mùa vụ, dàn đều doanh thu 12 tháng.
4. Không có kịch bản xấu.
5. Lẫn lộn biến phí và định phí.
6. Không phân công người chịu trách nhiệm từng khoản mục.
7. Không họp rà soát hằng quý, ngân sách thành tờ giấy cất ngăn kéo.

Lịch lập ngân sách từ tháng 10 đến tháng 12

• Tuần 1: thu thập số liệu, chốt 4–6 động lực.
• Tuần 2: dựng mô hình doanh thu, chi phí, tiền mặt.
• Tuần 3: chạy 3 kịch bản và họp với các phòng ban.
• Tuần 4: duyệt, khóa bản gốc, phân công người chịu trách nhiệm.

Thời gian có thể kéo dài hơn tùy quy mô, nhưng thứ tự này khá ổn cho SME.

Câu hỏi thường gặp

SME rất nhỏ có cần làm đủ 5 bước không? Không bắt buộc đủ chi tiết. Tối thiểu hãy có doanh thu theo mùa vụ, chi phí tách biến phí và định phí, và một kịch bản xấu kèm dòng tiền.

Nên dùng Excel hay Python? Excel là đủ cho đa số SME. Python tiện khi bạn cần chạy nhiều kịch bản hoặc xử lý dữ liệu lớn.

Hệ số mùa vụ lấy từ đâu nếu doanh nghiệp mới, chưa có 2–3 năm dữ liệu? Dùng dữ liệu ngắn hơn, số liệu ngành bạn tự kiểm chứng được, hoặc kinh nghiệm của bộ phận bán hàng, và ghi rõ đó là giả định cần điều chỉnh sau.

AI có thể tự lập ngân sách giúp tôi không? AI hỗ trợ tốt phần phân tích, soát lỗi và soạn thuyết minh. Giả định, quyết định và trách nhiệm số liệu vẫn thuộc về con người.

Kết luận

Ba ý chính:

1. Ngân sách tốt trả lời được câu "vì sao con số đó", nhờ xây từ động lực thay vì cộng %.
2. Lợi nhuận chưa phải tiền, nên phải chuyển sang ngân sách tiền mặt và chạy ít nhất 3 kịch bản.
3. AI giúp nhanh hơn ở khâu phân tích, soát lỗi, soạn thuyết minh, nhưng không thay phán đoán của kế toán, và dữ liệu đưa vào phải được ẩn thông tin nhạy cảm.

Bạn có thể tải file Excel mẫu (toàn số minh họa) để làm theo từng bước. Nhớ rằng số liệu trong bài chỉ là giả định, doanh nghiệp của bạn cần dùng số thực tế của mình.

Muốn đi sâu hơn về Excel, Python và AI cho kế toán – tài chính, mời bạn tìm hiểu các khóa học và công cụ tại ecostartupai.com.