Quyết Toán Thuế TNCN Từ 14/2/2026: Nghị Định 373 Đổi Cách Xác Định Nơi Nộp Hồ Sơ

Giới thiệu

Từ ngày 14/2/2026, một thay đổi quan trọng trong quy trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) chính thức có hiệu lực theo Nghị định 373/2025/NĐ-CP — sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Quản lý thuế. Điểm thay đổi cốt lõi nằm ở cách xác định nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại từ hai nơi trở lên trong năm — một tình huống rất phổ biến với người lao động chuyển việc, làm nhiều nơi, hoặc vừa có hợp đồng lao động vừa có hợp đồng dịch vụ.

Đây là quy định mang tính kỹ thuật nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến hàng triệu cá nhân mỗi mùa quyết toán thuế, và cũng là điều kế toán doanh nghiệp — người thường hỗ trợ tư vấn cho người lao động trong công ty — cần nắm rõ để hướng dẫn đúng ngay từ đầu, tránh tình trạng nộp sai nơi rồi phải làm lại như quy định cũ.

Nghị định 373/2025/NĐ-CP quy định gì, căn cứ pháp lý cụ thể

Cụ thể, Điều 3 Nghị định 373/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điểm b.2, Khoản 8, Điều 11 của Nghị định 126/2020/NĐ-CP. Đối tượng áp dụng là cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công thuộc diện tổ chức chi trả khấu trừ thuế tại nguồn, phát sinh từ hai nơi trở lên trong năm tính thuế.

Quy tắc mới chỉ còn một tiêu chí duy nhất: cá nhân nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức trả thu nhập lớn nhất trong năm.

Trường hợp đặc biệt: nếu cá nhân có từ hai nguồn thu nhập lớn nhất trở lên và các khoản thu nhập này bằng nhau, cá nhân được quyền lựa chọn nộp hồ sơ tại một trong các cơ quan thuế quản lý trực tiếp các tổ chức chi trả những nguồn thu nhập lớn nhất đó.

So với quy định cũ: Từ nhiều tiêu chí rối rắm về một tiêu chí duy nhất

Trước khi Nghị định 373/2025/NĐ-CP có hiệu lực, quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP xác định nơi nộp hồ sơ quyết toán dựa trên nhiều tiêu chí đan xen: có giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức nào, có thay đổi nơi làm việc trong năm hay không, loại hợp đồng lao động (xác định thời hạn hay không xác định thời hạn), và tình trạng làm việc tại thời điểm quyết toán (còn làm việc hay đã nghỉ việc ở nơi đó).

Với cách xác định cũ, cá nhân phải tự đối chiếu từng trường hợp cụ thể của mình với các tiêu chí trên — rất dễ nhầm lẫn, đặc biệt với người không rành nghiệp vụ thuế. Hệ quả là nhiều trường hợp nộp hồ sơ sai cơ quan thuế quản lý, buộc phải tự rút hồ sơ và nộp lại đúng nơi quy định, gây mất thời gian và rủi ro chậm nộp, đặc biệt trong giai đoạn cao điểm quyết toán (thường dồn vào cuối quý I hằng năm).

Quy định mới đơn giản hóa toàn bộ logic đó về một tiêu chí dễ xác định và dễ chứng minh nhất: ai trả thu nhập nhiều nhất trong năm, nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý nơi đó — không còn phụ thuộc vào việc còn làm việc hay đã nghỉ, loại hợp đồng gì, hay đã đăng ký giảm trừ gia cảnh ở đâu.

Nộp nhầm cơ quan thuế: Không còn phải tự rút hồ sơ nộp lại

Một điểm cải thiện đáng chú ý khác của Nghị định 373/2025/NĐ-CP: trường hợp cá nhân nộp hồ sơ không đúng cơ quan thuế theo quy định mới, cơ quan thuế đã tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm căn cứ vào dữ liệu của hệ thống ngành thuế để hỗ trợ chuyển hồ sơ đến đúng cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức trả thu nhập lớn nhất.

Nói cách khác, người nộp thuế không còn phải tự mình rút hồ sơ đã nộp sai rồi nộp lại như trước — trách nhiệm điều phối, chuyển hồ sơ đúng nơi được chuyển sang cho cơ quan thuế thực hiện nội bộ dựa trên dữ liệu sẵn có. Đây là thay đổi giảm đáng kể gánh nặng thủ tục cho cá nhân trong mùa quyết toán.

Điểm mới liên quan: Được chọn khai thuế TNCN theo quý nếu đủ điều kiện khai GTGT theo quý

Ngoài quy định về nơi nộp hồ sơ quyết toán, Nghị định 373/2025/NĐ-CP còn sửa đổi, bổ sung Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Nghị định 126/2020/NĐ-CP theo hướng: người nộp thuế thuộc diện khai thuế theo tháng, nếu đủ điều kiện khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo quý, thì được lựa chọn khai thuế TNCN theo quý thay vì theo tháng.

Quy định cũng làm rõ cách xử lý khi doanh nghiệp đã chọn khai theo quý nhưng sau đó không còn đủ điều kiện:

• Nếu doanh nghiệp tự phát hiện: phải chuyển sang khai theo tháng kể từ tháng đầu của quý tiếp theo, đồng thời phải nộp lại hồ sơ khai tháng cho các quý trước đó và tính tiền chậm nộp tương ứng.
• Nếu cơ quan thuế phát hiện (không thông qua kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế): cơ quan thuế ban hành văn bản yêu cầu chuyển sang khai theo tháng từ tháng đầu quý tiếp theo, doanh nghiệp cũng phải nộp lại hồ sơ khai tháng và tính tiền chậm nộp.
• Điểm có lợi: hồ sơ khai theo tháng nộp lại trong các trường hợp trên không bị xử phạt vi phạm hành chính về chậm nộp hồ sơ khai thuế, và được coi là hồ sơ khai thuế thay thế cho hồ sơ quý đã nộp trước đó.

Kế toán cần làm gì trước mùa quyết toán

Với vai trò hỗ trợ người lao động trong doanh nghiệp và trực tiếp thực hiện nghĩa vụ khai thuế của công ty, kế toán nên chủ động các việc sau:

1. Cập nhật lại hướng dẫn nội bộ cho người lao động có từ hai nguồn thu nhập trở lên trong năm về nguyên tắc mới: xác định tổ chức trả thu nhập lớn nhất, nộp hồ sơ đúng cơ quan thuế quản lý tổ chức đó — không còn cần đối chiếu các tiêu chí phức tạp như trước.
2. Rà soát dữ liệu chi trả thu nhập trong năm của từng cá nhân (đặc biệt lao động thời vụ, cộng tác viên, người có hai hợp đồng lao động song song) để xác định chính xác tổ chức trả thu nhập lớn nhất làm căn cứ tư vấn.
3. Đánh giá lại điều kiện khai thuế GTGT theo quý của doanh nghiệp nếu muốn chuyển đồng thời sang khai thuế TNCN theo quý — cân nhắc lợi ích giảm tần suất kê khai so với rủi ro phải nộp lại hồ sơ và tính chậm nộp nếu sau đó không còn đủ điều kiện.
4. Theo dõi văn bản hướng dẫn chi tiết (nếu có) từ Tổng cục Thuế/cơ quan thuế địa phương liên quan đến quy trình chuyển hồ sơ nội bộ khi cá nhân nộp nhầm nơi, để nắm được thời gian xử lý thực tế khi tư vấn cho người lao động.
5. Lưu ý mốc hiệu lực 14/2/2026 khi áp dụng: các hồ sơ quyết toán liên quan đến kỳ tính thuế trước thời điểm này cần đối chiếu quy định chuyển tiếp (nếu có) thay vì áp dụng ngay quy tắc mới.

Kết luận

Nghị định 373/2025/NĐ-CP tuy chỉ sửa đổi một số điều của Nghị định 126/2020/NĐ-CP nhưng mang lại thay đổi thực chất theo hướng đơn giản hóa thủ tục: từ nhiều tiêu chí rối rắm dễ nhầm lẫn về một tiêu chí duy nhất — tổ chức trả thu nhập lớn nhất — kèm theo cơ chế hỗ trợ chuyển hồ sơ khi nộp nhầm nơi. Đây là ví dụ điển hình cho xu hướng cải cách thủ tục hành chính thuế theo hướng lấy dữ liệu ngành thuế làm trung tâm thay vì đẩy toàn bộ trách nhiệm đối chiếu, xác minh về phía người nộp thuế. Kế toán doanh nghiệp nên cập nhật quy định này sớm để tư vấn đúng cho người lao động ngay từ đầu mùa quyết toán, tránh lặp lại tình trạng nộp sai - rút lại - nộp lại từng gây mất thời gian dưới quy định cũ.