Thanh Toán Tiền Mặt Từ 5 Triệu: Mất Cả Khấu Trừ VAT Lẫn Chi Phí TNDN – 6 Tình Huống Kế Toán Hay Gặp

Giới thiệu

Trước đây, nhiều kế toán thuộc lòng con số 20 triệu đồng: hóa đơn từ 20 triệu trở lên mới phải chuyển khoản. Con số đó đã thành lịch sử.

• Từ 01/7/2025, Luật Thuế GTGT 2024 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP hạ ngưỡng xuống 5 triệu đồng để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Từ kỳ tính thuế 2025, Luật Thuế TNDN 2025 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP (hiệu lực 15/12/2025) áp dụng cùng ngưỡng 5 triệu đồng cho điều kiện chi phí được trừ.

Nghĩa là: một tờ hóa đơn 5,5 triệu trả bằng tiền mặt có thể khiến doanh nghiệp mất hai lần – mất 500 nghìn tiền thuế GTGT được khấu trừ và mất 5 triệu chi phí khi tính thuế TNDN. Bài viết này tóm tắt quy tắc và đi qua 6 tình huống kế toán gặp hằng ngày.

1. Quy tắc cốt lõi trong một bảng

Thanh toán không dùng tiền mặt gồm: chuyển khoản ngân hàng, ủy nhiệm chi, thẻ ngân hàng, ví điện tử và các phương thức thanh toán điện tử hợp pháp khác. Quan trọng là tiền đi từ tài khoản của doanh nghiệp (hoặc người được ủy quyền theo đúng quy chế – xem tình huống 4) sang tài khoản người bán.

2. Sáu tình huống thực tế

Tình huống 1: Mua văn phòng phẩm 5,5 triệu, trả tiền mặt

Hóa đơn: giá chưa thuế 5.000.000, VAT 10% là 500.000, tổng 5.500.000. Thủ quỹ chi tiền mặt.

• VAT 500.000: không được khấu trừ.
• Chi phí 5.000.000 (và cả phần VAT không được khấu trừ nếu đưa vào chi phí): bị loại khi tính thuế TNDN.
• Thiệt hại thuế ước tính: 500.000 (VAT) + 5.500.000 × 20% (TNDN) = 1.600.000 đồng – gần 30% giá trị đơn hàng.

Tình huống 2: Tách thành 2 hóa đơn 3 triệu trong cùng ngày

Mua của cùng một cửa hàng, cùng ngày, xuất 2 hóa đơn 3 triệu để "lách" ngưỡng, rồi trả tiền mặt.

→ Tổng trong ngày là 6 triệu ≥ 5 triệu, cả hai hóa đơn đều phải có chứng từ chuyển khoản. Việc chia nhỏ hóa đơn không giúp tránh được quy định, lại dễ bị cơ quan thuế đánh giá là cố ý.

Tình huống 3: Mua hàng chịu, chưa trả tiền ở thời điểm ghi nhận chi phí

Nhận hóa đơn 50 triệu tháng 11, hẹn trả tháng 1 năm sau.

• Thuế GTGT: được kê khai khấu trừ trước; nếu đến hạn thanh toán theo hợp đồng mà không có chứng từ không dùng tiền mặt thì phải kê khai điều chỉnh giảm số thuế đã khấu trừ.
• Thuế TNDN: được tạm tính vào chi phí. Khi thanh toán thực tế mà trả bằng tiền mặt, doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm chi phí vào kỳ phát sinh việc trả tiền mặt.

→ Việc cần làm: theo dõi công nợ phải trả theo hạn thanh toán và đảm bảo đến hạn thì trả bằng chuyển khoản.

Tình huống 4: Nhân viên đi công tác, quẹt thẻ cá nhân trả khách sạn 8 triệu

Theo Nghị định 320/2025, khoản chi từ 5 triệu do người lao động thanh toán thay vẫn được trừ khi đáp ứng đồng thời:

• Người lao động thanh toán không dùng tiền mặt (thẻ, chuyển khoản...);
• Hóa đơn ghi tên, MST của doanh nghiệp;
• Doanh nghiệp có quy chế tài chính/quyết định ủy quyền cho phép người lao động thanh toán thay;
• Doanh nghiệp hoàn trả lại cho người lao động.

Nếu nhân viên trả khách sạn bằng tiền mặt 8 triệu thì khoản chi có nguy cơ bị loại. → Nên ban hành ngay quy chế thanh toán công tác phí có điều khoản ủy quyền, và yêu cầu nhân viên nộp kèm sao kê/biên lai thẻ.

Tình huống 5: Thu mua nông sản trực tiếp của nông dân 30 triệu

Người nông dân trực tiếp sản xuất không có hóa đơn, doanh nghiệp lập Bảng kê thu mua (mẫu 01/TNDN) và trả tiền mặt.

→ Đây là trường hợp đặc thù được chấp nhận chi phí được trừ dù trả tiền mặt (áp dụng cho nông sản, thủy hải sản của người trực tiếp sản xuất; sản phẩm thủ công của người không kinh doanh; phế liệu của người trực tiếp thu nhặt...). Tuy nhiên vì không có hóa đơn nên không có VAT đầu vào để khấu trừ. Doanh nghiệp vẫn nên ưu tiên chuyển khoản để có bằng chứng giao dịch rõ ràng.

Tình huống 6: Hóa đơn 4,8 triệu, trả tiền mặt

Một lần mua, một người bán, tổng thanh toán (đã gồm VAT) 4.800.000 – trong ngày không mua thêm của người bán đó.

→ Dưới ngưỡng, trả tiền mặt vẫn được khấu trừ VAT và tính vào chi phí được trừ, miễn là có hóa đơn hợp pháp và phiếu chi đầy đủ chữ ký.

3. Ứng dụng thực tế: 5 việc kế toán nên làm ngay

1. Cập nhật quy chế chi tiêu nội bộ: mọi khoản chi từ 5 triệu đồng phải chuyển khoản; thủ quỹ không được chi tiền mặt từ mức này (trừ các trường hợp đặc thù).
2. Cài cảnh báo trên phần mềm kế toán (MISA, Fast, Bravo...): khi lập phiếu chi tiền mặt ≥ 5 triệu hoặc tổng phiếu chi cùng một nhà cung cấp trong ngày ≥ 5 triệu thì cảnh báo.
3. Rà soát định kỳ hằng tháng: lọc sổ quỹ tiền mặt (TK 111) các khoản chi từ 5 triệu và đối chiếu với hóa đơn đầu vào đã kê khai.
4. Ban hành quy chế ủy quyền thanh toán cho nhân viên đi công tác/mua hộ, kèm mẫu đề nghị hoàn ứng có sao kê thẻ.
5. Theo dõi công nợ phải trả theo hạn thanh toán để không quên điều chỉnh khi đến hạn mà chưa có chứng từ chuyển khoản.

Mẹo dùng AI: Có thể xuất sổ quỹ tiền mặt ra Excel và nhờ ChatGPT/Claude viết công thức SUMIFS cộng tổng chi theo nhà cung cấp + ngày, rồi tô màu các dòng ≥ 5.000.000 để phát hiện nhanh các khoản rủi ro. Lưu ý xóa thông tin nhạy cảm trước khi đưa dữ liệu lên công cụ AI.

Kết luận

Ngưỡng 5 triệu đồng giờ đã đồng bộ cho cả thuế GTGT và thuế TNDN. Chỉ một thói quen nhỏ – chi tiền mặt cho tiện – có thể khiến doanh nghiệp mất gần 30% giá trị khoản chi vì thuế. Cách phòng ngừa đơn giản nhất: chuyển khoản mọi khoản từ 5 triệu, có quy chế ủy quyền rõ ràng cho nhân viên, và rà soát sổ quỹ mỗi tháng.

Hãy chia sẻ bài viết này cho thủ quỹ và bộ phận mua hàng – vì họ mới là người trực tiếp "cầm tiền" mỗi ngày.

Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến tháng 10/2026. Khi áp dụng cho trường hợp cụ thể, nên đối chiếu văn bản gốc hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý.

Nguồn tham khảo: Nghị định 181/2025/NĐ-CP (Điều 26), Nghị định 320/2025/NĐ-CP (Điều 9); Kế toán APEC, LuatVietnam, TNTP Law.